Відео

Державна реєстрація речових прав на нерухомість

https://torgi.minjust.gov.ua

Реєстри

Контакти:

  Телефон: 0326932214; 0326932681.

  Адрес: 82500, Львівська обл., м. Турка, майдан Шевченка, 26 б

  Ел. пошта: reestr.turka@ukr.net

Номенклатура справ Турківського РУЮ на 2014р
номенклатура справ РУЮ ЛЮТИЙ 2014 переро
Microsoft Word документ [159.7 KB]
Скачать

Положення про Турківське районне управління юстиції

 

                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                   Наказ 
 від «23  »_06   2011р. №1707/5

                                                                   Зареєстровано   в

                                                                   Міністерстві  юстиції України  

                                                              23 червня 2011року за № 759/19497                 

      

                
ПОЛОЖЕННЯ
про Турківське районне управління юстиції  Львівської області

1. Турківське районне управління юстиції  Львівської області  є територіальним органом Міністерства юстиції України (далі - Мін’юст).

Управління юстиції підпорядковується  Мін’юсту та безпосередньо Головному управлінню юстиції у Львівській області .

2. Управління юстиції у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та іншими актами законодавства України, а також наказами Головного управління юстиції у Львівській області  та цим Положенням.  

3. Основними завданнями управління юстиції є:

реалізація державної правової політики, а також забезпечення реалізації державної політики у сферах реєстрації (легалізації) об’єднань громадян, інших громадських формувань, статутів, організації примусового виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;

експертне забезпечення правосуддя;

забезпечення роботи нотаріату;

здійснення в межах повноважень міжнародно-правового співробітництва.

4. Управління юстиції відповідно до покладених на нього завдань:

4.1 узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його повноважень, готує пропозиції щодо його вдосконалення та подає їх на розгляд головних управлінь юстиції;

4.2 бере участь у розвитку системи правової інформації;

4.3 підтримує тексти актів законодавства у контрольному стані, веде їх облік та здійснює зберігання; доводить інформацію про збірники актів законодавства, що видаються Мін’юстом, та про доступ до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів до відома органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та громадян;

4.4 координує діяльність органів виконавчої влади, районної державної адміністрації з питань систематизації законодавства, перевіряє стан такої діяльності, надає рекомендації щодо її поліпшення і вносить пропозиції про усунення виявлених недоліків;

4.5 координує діяльність органів виконавчої влади, районної державної адміністрації, а також державних підприємств, установ, організацій та державних господарських об’єднань, навчальних закладів з питань правової освіти населення, перевіряє стан їх діяльності із зазначених питань, надає їм необхідну методичну допомогу, консультує їх з питань підготовки навчально-тематичних планів, програм, посібників, визначення форм і методів правового навчання; дає рекомендації щодо його вдосконалення; бере участь у проведенні семінарів, конференцій, олімпіад, конкурсів та інших навчально-методичних заходів;

4.6 здійснює методичне керівництво правовою роботою в органах  виконавчої влади, районних державних адміністраціях, а також на державних підприємствах, в установах, організаціях та державних господарських об’єднаннях;

4.7 перевіряє в органах виконавчої влади,  районних  державних адміністраціях, а також на державних підприємствах, в установах, організаціях та державних господарських об’єднаннях стан правової роботи, надає рекомендації щодо її поліпшення, вносить пропозиції про усунення виявлених порушень і недоліків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

4.8 здійснює через засоби масової інформації інформування населення з питань держави і права, захисту прав і основних свобод людини, чинного законодавства та діяльності підвідомчих органів та установ юстиції;

4.9 організовує та забезпечує роботу громадських приймалень із надання безоплатної правової допомоги малозабезпеченим верствам населення, надає їм методичну допомогу;

4.10 забезпечує доступ до публічної інформації;

4.11 сприяє розвитку надання юридичних послуг з метою реалізації прав, свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб;

4.12 сприяє організації навчання державних виконавців та забезпечує підвищення рівня їх кваліфікації;

4.13 здійснює державну реєстрацію нормативно-правових актів районної державної адміністрації, її управлінь, відділів, інших структурних підрозділів, веде реєстр цих актів;

4.14 перевіряє в районній державній адміністрації, її управліннях, відділах, інших структурних підрозділах стан додержання законодавства про державну реєстрацію нормативно-правових актів, вимагає у разі потреби подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію або їх скасування, вносить пропозиції про усунення виявлених порушень і недоліків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

4.15 скасовує рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів;

4.16 здійснює згідно із законодавством легалізацію місцевих громадських організацій, місцевих осередків всеукраїнських та міжнародних громадських організацій (крім місцевих громадських організацій та місцевих осередків всеукраїнських і міжнародних громадських організацій, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад), місцевих та первинних професійних спілок та їх об’єднань, реєстрацію структурних утворень політичних партій, державну реєстрацію місцевих асоціацій органів місцевого самоврядування за місцезнаходженням асоціацій з урахуванням адміністративно-територіальних одиниць, на які поширюється діяльність органів місцевого самоврядування, що об’єднуються, місцевих благодійних організацій, відділень (філій, представництв) всеукраїнських та міжнародних благодійних організацій, регіональних (місцевих) творчих спілок, територіальних осередків всеукраїнських творчих спілок, організацій роботодавців та їх об’єднань, місцевих асоціацій кредитних спілок, статутів територіальних громад сіл, селищ, міст (крім міст Києва та Севастополя); взяття до уваги повідомлення організацій місцевих, обласних, регіональних, республіканських, всеукраїнських професійних спілок; ведення відповідних реєстрів та книг обліку, виконання функції Реєстратора Єдиного реєстру громадських формувань, а також готує звітність щодо зареєстрованих (легалізованих) громадських формувань та їх статутів, яка подається до структурного підрозділу, що забезпечує реалізацію повноважень Укрдержреєстру, відповідного головного управління юстиції;

4.17 контролює додержання місцевими громадськими організаціями (крім тих, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад) положень своїх статутів, місцевими осередками зареєстрованих всеукраїнських, міжнародних громадських організацій (крім тих, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад) положень статутів всеукраїнських та міжнародних громадських організацій, додержання структурними утвореннями політичних партій положень статутів політичних партій, вимог Конституції та законів України, здійснює відповідно до компетенції контроль за діяльністю місцевих благодійних організацій, відділень (філій, представництв) всеукраїнських та міжнародних благодійних організацій; виконання виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного/республіканського значення) рад делегованих повноважень у сфері легалізації об’єднань громадян, надання їм методичної допомоги;

4.18 проводить державну реєстрацію актів цивільного стану та видає відповідні свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, розглядає матеріали про зміну імені та про внесення змін до актових записів цивільного стану; поновлює та анулює їх; визнає шлюб недійсним;

4.19 забезпечує внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого в установленому порядку;

4.20 забезпечує надання інформації про анулювання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану для її оприлюднення на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби України (далі – Укрдержреєстр) у разі неповернення анульованого свідоцтва;

4.21 забезпечує подання до структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, головних управлінь юстиції матеріалів для вирішення питання щодо анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану;

4.22 повторно видає свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у порядку, передбаченому законодавством;

4.23 забезпечує подання відповідним відділам ведення Державного реєстру виборців відомостей про померлих виборців;

4.24 організовує роботу щодо прийому від виконавчих органів сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад звітів за встановленими формами;

4.25 подає до структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, головних управлінь юстиції в установленому законодавством порядку звіти про державну реєстрацію актів цивільного стану та звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, іншу документацію, яка використовується у діяльності структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру;

4.26 забезпечує належну взаємодію з іншими органами державної реєстрації актів цивільного стану та місцевими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями з питань державної реєстрації актів цивільного стану громадян;

4.27 забезпечує належний облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та сприяє створенню умов для їх зберігання, а також книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та іншої документації, яка використовується у діяльності структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру;

4.28 організовує забезпечення виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які реєструють акти цивільного стану, бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, актових записів цивільного стану, а також іншою документацією;

4.29 перевіряє дотримання вимог законодавства посадовими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану, та надає їм методичну допомогу;

4.30 організовує надання платних послуг працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану фізичним особам;

4.31 відповідно до законодавства забезпечує ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Державного реєстру іпотек, Державного реєстру правочинів, Державного реєстру актів цивільного стану громадян та Єдиного реєстру громадських формувань;

4.32 забезпечує підвищення рівня кваліфікації працівників, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану, та посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які реєструють акти цивільного стану;

4.33 здійснює державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно відповідно до закону;

4.34 надає інформацію про зареєстровані права та їх обтяження відповідно до закону;

4.35 забезпечує взяття на облік безхазяйного нерухомого майна відповідно до закону;

4.36 забезпечує взаємодію з державними реєстраторами юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

4.37 здійснює контроль за діяльністю атестованих судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ і здійснюють свою діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до Державного реєстру атестованих судових експертів;

4.38 сприяє організації роботи державної нотаріальної контори, яка працює на території району (міста);

4.39 сприяє організації надання приватними та державними нотаріусами правової допомоги населенню району (міста) з питань учинення нотаріальних дій;

4.40 організує та контролює виконання міжнародних договорів України з питань правової допомоги в цивільних, сімейних, кримінальних справах, а також конвенцій і угод з питань, пов’язаних з діяльністю установ юстиції;

4.41 здійснює інші повноваження на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України.

5. Управління юстиції з метою організації своєї діяльності:

5.1 організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників апарату управління юстиції;

5.2 сприяє здійсненню добору кадрів управління юстиції;

5.3 за дорученням Головного управління юстиції у Львівській області укладає договори, вивчає, аналізує та узагальнює потреби матеріально-технічного забезпечення управління юстиції, забезпечує збереження матеріальних цінностей;

5.4 розглядає звернення громадян з питань, що належать до його компетенції, виявляє та усуває причини, що породжують обґрунтовані скарги громадян;

5.5 забезпечує у межах своєї компетенції дотримання державної таємниці в управлінні юстиції, підвідомчих органах та установах юстиції;

5.6 забезпечує в межах своєї компетенції виконання завдань мобілізаційної готовності;

5.7 здійснює контроль в управлінні юстиції та підвідомчих органах і установах юстиції за дотриманням актів законодавства з питань боротьби з корупцією і злочинністю та забезпечує їх неухильне виконання;

5.8 забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції та здійснення аналізу стану дотримання антикорупційного законодавства.

6. Управління юстиції має право:

6.1 залучати вчених і фахівців, спеціалістів органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками), представників інститутів громадянського суспільства до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань, що належать до його компетенції;

6.2 одержувати в установленому законодавством порядку інформацію, документи і матеріали від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності та їх посадових осіб;

6.3 скликати та проводити наради з питань, що належать до його компетенції;

6.4 у разі неналежного виконання керівником юридичної служби територіального  органу виконавчої влади, районної державної адміністрації, державного господарського об’єднання, підприємства, установи, організації покладених на нього завдань порушувати питання про притягнення його до відповідальності згідно із законодавством;

6.5 залучати в установленому порядку для перевірок роботи атестованих судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ і здійснюють судово-експертну діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до державного Реєстру атестованих судових експертів, кваліфікованих судових експертів науково-дослідних установ судових експертиз, підпорядкованих Мін’юсту;

6.6 уносити до Мін’юсту пропозиції щодо призначення дисциплінарного провадження відносно судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ, здійснюють свою діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до Державного реєстру атестованих судових експертів.

7. Управління юстиції взаємодіє з територіальними органами виконавчої влади, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями на відповідній території з питань, віднесених до його компетенції.

8. Управління юстиції у межах своєї компетенції видає накази, організовує і контролює їх виконання.

9. Начальник управління юстиції призначається на посаду за погодженням з головою Турківської районної державної адміністрацій та звільняється  з посади Міністром юстиції України за поданням начальника Головного управління юстиції у Львівській області.  

Начальник управління юстиції може мати заступників, кількість яких визначає  Головне управління юстиції у Львівській області.  

Заступники начальника управління юстиції призначаються на посаду та звільняються з посади начальником Головного управління юстиції у Львівській області за поданням начальника управління юстиції.

Керівники структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, призначаються на посади та звільняються з посад відповідно Головою ДВС та Головою Укрдержреєстру за поданням керівників структурних підрозділів головних управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, погодженим з начальником Головного управління юстиції у Львівській області.

10. Начальник управління юстиції:

10.1 очолює управління юстиції, здійснює керівництво його діяльністю і підвідомчими органами та установами юстиції, представляє управління юстиції у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами, організаціями та несе персональну відповідальність за організацію та результати діяльності управління юстиції перед Міністром юстиції України та Головним управлінням юстиції у Львівській області ;

10.2 організовує роботу управління юстиції, структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, підвідомчих органів і установ юстиції на виконання завдань, покладених на Мін’юст, його територіальні органи, ДВС, Укрдержреєстр;

10.3 забезпечує виконання управлінням юстиції Конституції та законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, наказів Мін’юсту та головного управління юстиції, доручень Міністра юстиції України, голів ДВС та Укрдержреєстру;

10.4 звітує перед Головним управлінням юстиції у Львівській області щодо виконання покладених на управління юстиції завдань та планів роботи;

10.5 вносить начальнику Головного управління юстиції у Львівській області  пропозиції щодо призначення на посади та звільнення з посад своїх заступників, а також пропозиції про їх заохочення або притягнення до дисциплінарної відповідальності;

10.6 призначає на посади та звільняє з посад працівників управління юстиції, крім державних службовців;

10.7 вносить начальнику Головного управління юстиції  у Львівській області на затвердження структуру та штатний розпис управління юстиції, погоджені в частині структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, з відповідним керівником структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області  та головами відповідно ДВС і Укрдержреєстру;

10.8 вносить керівнику структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, пропозиції щодо кошторису видатків на утримання структурних підрозділів управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.9 затверджує положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників апарату управління юстиції;

10.10 затверджує за пропозицією відповідного керівника структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області, що забезпечує реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, погодженою з головами відповідно ДВС і Укрдержреєстру, положення про структурні підрозділи управління юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.11 вносить начальнику Головного управління юстиції у Львівській області  пропозиції щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців та працівників управління юстиції;

10.12 вносить Голові ДВС та Голові Укрдержреєстру пропозиції, погоджені з начальником Головного управління юстиції у Львівській області, щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності керівників структурних підрозділів управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.13 розподіляє обов’язки між своїми заступниками;

10.14 здійснює інші повноваження відповідно до законодавства.

11. Управління юстиції утримується за рахунок Державного бюджету України.

Структуру, штатний розпис та кошторис управління юстиції затверджує  начальник Головного управління  юстиції у Львівській області  у межах, визначених Мін’юстом.

12. Турківське районне управління юстиції є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і свого найменування .

Місцезнаходження Турківського районного управління юстиції:

82500,  Львівська область,  м. Турка,  майдан Шевченка,26 «б».

 

 

 

 

 

В.о. начальника Турківського районного

управління юстиції                                                         В.В.Максимович

Номенклатура справ Турківського РУЮ на 2014рік
номенклатура справ РУЮ ЛЮТИЙ 2014 переро
Microsoft Word документ [159.8 KB]
Скачать

 

                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                   Наказ 
 від «23  »_06   2011р. №1707/5

                                                                   Зареєстровано   в

                                                                   Міністерстві  юстиції України  

                                                              23 червня 2011року за № 759/19497                 

      

                
ПОЛОЖЕННЯ
про Турківське районне управління юстиції  Львівської області

1. Турківське районне управління юстиції  Львівської області  є територіальним органом Міністерства юстиції України (далі - Мін’юст).

Управління юстиції підпорядковується  Мін’юсту та безпосередньо Головному управлінню юстиції у Львівській області .

2. Управління юстиції у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та іншими актами законодавства України, а також наказами Головного управління юстиції у Львівській області  та цим Положенням.  

3. Основними завданнями управління юстиції є:

реалізація державної правової політики, а також забезпечення реалізації державної політики у сферах реєстрації (легалізації) об’єднань громадян, інших громадських формувань, статутів, організації примусового виконання рішень судів та інших органів (посадових осіб), державної реєстрації актів цивільного стану, державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців;

експертне забезпечення правосуддя;

забезпечення роботи нотаріату;

здійснення в межах повноважень міжнародно-правового співробітництва.

4. Управління юстиції відповідно до покладених на нього завдань:

4.1 узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до його повноважень, готує пропозиції щодо його вдосконалення та подає їх на розгляд головних управлінь юстиції;

4.2 бере участь у розвитку системи правової інформації;

4.3 підтримує тексти актів законодавства у контрольному стані, веде їх облік та здійснює зберігання; доводить інформацію про збірники актів законодавства, що видаються Мін’юстом, та про доступ до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів до відома органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та громадян;

4.4 координує діяльність органів виконавчої влади, районної державної адміністрації з питань систематизації законодавства, перевіряє стан такої діяльності, надає рекомендації щодо її поліпшення і вносить пропозиції про усунення виявлених недоліків;

4.5 координує діяльність органів виконавчої влади, районної державної адміністрації, а також державних підприємств, установ, організацій та державних господарських об’єднань, навчальних закладів з питань правової освіти населення, перевіряє стан їх діяльності із зазначених питань, надає їм необхідну методичну допомогу, консультує їх з питань підготовки навчально-тематичних планів, програм, посібників, визначення форм і методів правового навчання; дає рекомендації щодо його вдосконалення; бере участь у проведенні семінарів, конференцій, олімпіад, конкурсів та інших навчально-методичних заходів;

4.6 здійснює методичне керівництво правовою роботою в органах  виконавчої влади, районних державних адміністраціях, а також на державних підприємствах, в установах, організаціях та державних господарських об’єднаннях;

4.7 перевіряє в органах виконавчої влади,  районних  державних адміністраціях, а також на державних підприємствах, в установах, організаціях та державних господарських об’єднаннях стан правової роботи, надає рекомендації щодо її поліпшення, вносить пропозиції про усунення виявлених порушень і недоліків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

4.8 здійснює через засоби масової інформації інформування населення з питань держави і права, захисту прав і основних свобод людини, чинного законодавства та діяльності підвідомчих органів та установ юстиції;

4.9 організовує та забезпечує роботу громадських приймалень із надання безоплатної правової допомоги малозабезпеченим верствам населення, надає їм методичну допомогу;

4.10 забезпечує доступ до публічної інформації;

4.11 сприяє розвитку надання юридичних послуг з метою реалізації прав, свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб;

4.12 сприяє організації навчання державних виконавців та забезпечує підвищення рівня їх кваліфікації;

4.13 здійснює державну реєстрацію нормативно-правових актів районної державної адміністрації, її управлінь, відділів, інших структурних підрозділів, веде реєстр цих актів;

4.14 перевіряє в районній державній адміністрації, її управліннях, відділах, інших структурних підрозділах стан додержання законодавства про державну реєстрацію нормативно-правових актів, вимагає у разі потреби подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію або їх скасування, вносить пропозиції про усунення виявлених порушень і недоліків та притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

4.15 скасовує рішення про державну реєстрацію нормативно-правових актів;

4.16 здійснює згідно із законодавством легалізацію місцевих громадських організацій, місцевих осередків всеукраїнських та міжнародних громадських організацій (крім місцевих громадських організацій та місцевих осередків всеукраїнських і міжнародних громадських організацій, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад), місцевих та первинних професійних спілок та їх об’єднань, реєстрацію структурних утворень політичних партій, державну реєстрацію місцевих асоціацій органів місцевого самоврядування за місцезнаходженням асоціацій з урахуванням адміністративно-територіальних одиниць, на які поширюється діяльність органів місцевого самоврядування, що об’єднуються, місцевих благодійних організацій, відділень (філій, представництв) всеукраїнських та міжнародних благодійних організацій, регіональних (місцевих) творчих спілок, територіальних осередків всеукраїнських творчих спілок, організацій роботодавців та їх об’єднань, місцевих асоціацій кредитних спілок, статутів територіальних громад сіл, селищ, міст (крім міст Києва та Севастополя); взяття до уваги повідомлення організацій місцевих, обласних, регіональних, республіканських, всеукраїнських професійних спілок; ведення відповідних реєстрів та книг обліку, виконання функції Реєстратора Єдиного реєстру громадських формувань, а також готує звітність щодо зареєстрованих (легалізованих) громадських формувань та їх статутів, яка подається до структурного підрозділу, що забезпечує реалізацію повноважень Укрдержреєстру, відповідного головного управління юстиції;

4.17 контролює додержання місцевими громадськими організаціями (крім тих, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад) положень своїх статутів, місцевими осередками зареєстрованих всеукраїнських, міжнародних громадських організацій (крім тих, легалізація яких віднесена до делегованих повноважень виконавчих органів сільських, селищних, міських рад) положень статутів всеукраїнських та міжнародних громадських організацій, додержання структурними утвореннями політичних партій положень статутів політичних партій, вимог Конституції та законів України, здійснює відповідно до компетенції контроль за діяльністю місцевих благодійних організацій, відділень (філій, представництв) всеукраїнських та міжнародних благодійних організацій; виконання виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного/республіканського значення) рад делегованих повноважень у сфері легалізації об’єднань громадян, надання їм методичної допомоги;

4.18 проводить державну реєстрацію актів цивільного стану та видає відповідні свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, розглядає матеріали про зміну імені та про внесення змін до актових записів цивільного стану; поновлює та анулює їх; визнає шлюб недійсним;

4.19 забезпечує внесення до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відомостей про народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть, а також про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого в установленому порядку;

4.20 забезпечує надання інформації про анулювання свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану для її оприлюднення на офіційному веб-сайті Державної реєстраційної служби України (далі – Укрдержреєстр) у разі неповернення анульованого свідоцтва;

4.21 забезпечує подання до структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, головних управлінь юстиції матеріалів для вирішення питання щодо анулювання поновлених та повторно складених актових записів цивільного стану;

4.22 повторно видає свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у порядку, передбаченому законодавством;

4.23 забезпечує подання відповідним відділам ведення Державного реєстру виборців відомостей про померлих виборців;

4.24 організовує роботу щодо прийому від виконавчих органів сільських, селищних та міських (крім міст обласного значення) рад звітів за встановленими формами;

4.25 подає до структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру, головних управлінь юстиції в установленому законодавством порядку звіти про державну реєстрацію актів цивільного стану та звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, іншу документацію, яка використовується у діяльності структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру;

4.26 забезпечує належну взаємодію з іншими органами державної реєстрації актів цивільного стану та місцевими державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями з питань державної реєстрації актів цивільного стану громадян;

4.27 забезпечує належний облік бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану та сприяє створенню умов для їх зберігання, а також книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та іншої документації, яка використовується у діяльності структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень Укрдержреєстру;

4.28 організовує забезпечення виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які реєструють акти цивільного стану, бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, актових записів цивільного стану, а також іншою документацією;

4.29 перевіряє дотримання вимог законодавства посадовими особами виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану, та надає їм методичну допомогу;

4.30 організовує надання платних послуг працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану фізичним особам;

4.31 відповідно до законодавства забезпечує ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна, Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, Державного реєстру іпотек, Державного реєстру правочинів, Державного реєстру актів цивільного стану громадян та Єдиного реєстру громадських формувань;

4.32 забезпечує підвищення рівня кваліфікації працівників, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану, та посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які реєструють акти цивільного стану;

4.33 здійснює державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно відповідно до закону;

4.34 надає інформацію про зареєстровані права та їх обтяження відповідно до закону;

4.35 забезпечує взяття на облік безхазяйного нерухомого майна відповідно до закону;

4.36 забезпечує взаємодію з державними реєстраторами юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців;

4.37 здійснює контроль за діяльністю атестованих судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ і здійснюють свою діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до Державного реєстру атестованих судових експертів;

4.38 сприяє організації роботи державної нотаріальної контори, яка працює на території району (міста);

4.39 сприяє організації надання приватними та державними нотаріусами правової допомоги населенню району (міста) з питань учинення нотаріальних дій;

4.40 організує та контролює виконання міжнародних договорів України з питань правової допомоги в цивільних, сімейних, кримінальних справах, а також конвенцій і угод з питань, пов’язаних з діяльністю установ юстиції;

4.41 здійснює інші повноваження на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України.

5. Управління юстиції з метою організації своєї діяльності:

5.1 організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників апарату управління юстиції;

5.2 сприяє здійсненню добору кадрів управління юстиції;

5.3 за дорученням Головного управління юстиції у Львівській області укладає договори, вивчає, аналізує та узагальнює потреби матеріально-технічного забезпечення управління юстиції, забезпечує збереження матеріальних цінностей;

5.4 розглядає звернення громадян з питань, що належать до його компетенції, виявляє та усуває причини, що породжують обґрунтовані скарги громадян;

5.5 забезпечує у межах своєї компетенції дотримання державної таємниці в управлінні юстиції, підвідомчих органах та установах юстиції;

5.6 забезпечує в межах своєї компетенції виконання завдань мобілізаційної готовності;

5.7 здійснює контроль в управлінні юстиції та підвідомчих органах і установах юстиції за дотриманням актів законодавства з питань боротьби з корупцією і злочинністю та забезпечує їх неухильне виконання;

5.8 забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції та здійснення аналізу стану дотримання антикорупційного законодавства.

6. Управління юстиції має право:

6.1 залучати вчених і фахівців, спеціалістів органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій (за погодженням з їх керівниками), представників інститутів громадянського суспільства до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань, що належать до його компетенції;

6.2 одержувати в установленому законодавством порядку інформацію, документи і матеріали від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності та їх посадових осіб;

6.3 скликати та проводити наради з питань, що належать до його компетенції;

6.4 у разі неналежного виконання керівником юридичної служби територіального  органу виконавчої влади, районної державної адміністрації, державного господарського об’єднання, підприємства, установи, організації покладених на нього завдань порушувати питання про притягнення його до відповідальності згідно із законодавством;

6.5 залучати в установленому порядку для перевірок роботи атестованих судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ і здійснюють судово-експертну діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до державного Реєстру атестованих судових експертів, кваліфікованих судових експертів науково-дослідних установ судових експертиз, підпорядкованих Мін’юсту;

6.6 уносити до Мін’юсту пропозиції щодо призначення дисциплінарного провадження відносно судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ, здійснюють свою діяльність на підставі свідоцтва Мін’юсту та внесені до Державного реєстру атестованих судових експертів.

7. Управління юстиції взаємодіє з територіальними органами виконавчої влади, районними державними адміністраціями, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями на відповідній території з питань, віднесених до його компетенції.

8. Управління юстиції у межах своєї компетенції видає накази, організовує і контролює їх виконання.

9. Начальник управління юстиції призначається на посаду за погодженням з головою Турківської районної державної адміністрацій та звільняється  з посади Міністром юстиції України за поданням начальника Головного управління юстиції у Львівській області.  

Начальник управління юстиції може мати заступників, кількість яких визначає  Головне управління юстиції у Львівській області.  

Заступники начальника управління юстиції призначаються на посаду та звільняються з посади начальником Головного управління юстиції у Львівській області за поданням начальника управління юстиції.

Керівники структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, призначаються на посади та звільняються з посад відповідно Головою ДВС та Головою Укрдержреєстру за поданням керівників структурних підрозділів головних управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, погодженим з начальником Головного управління юстиції у Львівській області.

10. Начальник управління юстиції:

10.1 очолює управління юстиції, здійснює керівництво його діяльністю і підвідомчими органами та установами юстиції, представляє управління юстиції у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами, організаціями та несе персональну відповідальність за організацію та результати діяльності управління юстиції перед Міністром юстиції України та Головним управлінням юстиції у Львівській області ;

10.2 організовує роботу управління юстиції, структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, підвідомчих органів і установ юстиції на виконання завдань, покладених на Мін’юст, його територіальні органи, ДВС, Укрдержреєстр;

10.3 забезпечує виконання управлінням юстиції Конституції та законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, наказів Мін’юсту та головного управління юстиції, доручень Міністра юстиції України, голів ДВС та Укрдержреєстру;

10.4 звітує перед Головним управлінням юстиції у Львівській області щодо виконання покладених на управління юстиції завдань та планів роботи;

10.5 вносить начальнику Головного управління юстиції у Львівській області  пропозиції щодо призначення на посади та звільнення з посад своїх заступників, а також пропозиції про їх заохочення або притягнення до дисциплінарної відповідальності;

10.6 призначає на посади та звільняє з посад працівників управління юстиції, крім державних службовців;

10.7 вносить начальнику Головного управління юстиції  у Львівській області на затвердження структуру та штатний розпис управління юстиції, погоджені в частині структурних підрозділів, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, з відповідним керівником структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області  та головами відповідно ДВС і Укрдержреєстру;

10.8 вносить керівнику структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, пропозиції щодо кошторису видатків на утримання структурних підрозділів управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.9 затверджує положення про структурні підрозділи і посадові інструкції працівників апарату управління юстиції;

10.10 затверджує за пропозицією відповідного керівника структурного підрозділу Головного управління юстиції у Львівській області, що забезпечує реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру, погодженою з головами відповідно ДВС і Укрдержреєстру, положення про структурні підрозділи управління юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.11 вносить начальнику Головного управління юстиції у Львівській області  пропозиції щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності державних службовців та працівників управління юстиції;

10.12 вносить Голові ДВС та Голові Укрдержреєстру пропозиції, погоджені з начальником Головного управління юстиції у Львівській області, щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності керівників структурних підрозділів управлінь юстиції, що забезпечують реалізацію повноважень ДВС та Укрдержреєстру;

10.13 розподіляє обов’язки між своїми заступниками;

10.14 здійснює інші повноваження відповідно до законодавства.

11. Управління юстиції утримується за рахунок Державного бюджету України.

Структуру, штатний розпис та кошторис управління юстиції затверджує  начальник Головного управління  юстиції у Львівській області  у межах, визначених Мін’юстом.

12. Турківське районне управління юстиції є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України і свого найменування .

Місцезнаходження Турківського районного управління юстиції:

82500,  Львівська область,  м. Турка,  майдан Шевченка,26 «б».

 

 

 

 

 

В.о. начальника Турківського районного

управління юстиції                                                         В.В.Максимович

 

Історичтна довідка

 створення та розвитку Турківського районного управління юстиції

 

     Турківське районне управління юстиції , створене відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.04.1998року №592 «Про систему органів юстиції » , Положення про районні, районні у містах , міські (міст обласного значення) управління юстиції , затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 01.06.1998року № 36\5 , наказу Міністерства юстиції України №61 /5 від 19.11.1998року «Про створення районних , районних в містах , міських (міст обласного значення) управлінь юстиції » розпочало свою діяльність з січня місяця 1999року . До цього часу управління юстиції були створені лише нарівні областей.

В склад  районного управління юстиції ввійшли   :

- відділ державної виконавчої служби , створений відповідно до Закону України «Про державну виконавчу службу» , наказу міністерства юстиції України №62/5 від 19.11.1998року «Про створення відділів державної виконавчої служби та скорочення посад старших судових виконавців та судових виконавців », наказу управління юстиції у Львівській області №1-к від 04.01.1999року «Про створення районних , районних в містах , міських відділів державної виконавчої служби »,

-відділ реєстрації актів громадянського стану, який
відповідно до постанов Кабінету Міністрів України №592
від30.04.1998року «Про систему органів юстиції » та № 1612 від
12.10.І998року «Про районні , районні в містах відділи РАГС » ,
листа управління юстиції у Львівській області №08-56/406 від
23.12.1998року , розпорядження                          голови Турківської

райдержадмшістрації №334 від 28.12,1998року «Про передачу відділу РАГС в підпорядкування управління юстиції у Львівській області » був переданий з 1 січня 1999року в підпорядкування управління юстиції у Львівській області.

 

Штатна чисельність працівників районного управління юстиції була затверджена в кількості 8 чол., в тому числі :

-апарат   районного управління юстиції - 2 чол. (начальник і спеціаліст  1-ї категорії)

- відділ   державної виконавчої   служби    -4 чол, (начальник   , старший державний виконавець , державний виконавець, друкарка)

-відділ РАГС   - 2чол. ( начальник   і спеціаліст і -ї категорії)

З серпня місяця 2000 року штатна чисельність працівників районного управління юстиції збільшена - в штатний розпис районного управління юстиції відповідно до наказу начальника управління юстиції у Львівській області № 1 1 1 -к від 26. 06. 2000 року введено дві посади спеціалістів 1-ї категорії.

     Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від
29.07.2002року №1087 «Про заходи щодо підвищення
ефективності діяльності органів державної виконавчої влади» , на
виконання наказу Міністерства юстиції України №885 /к від
01.10.2002року «Про затвердження розподілу граничної
чисельності працівників органів юстиції » з березня місяця
2003року збільшується чисельність працівників відділу
державної виконавчої служби - наказом начальника обласного
управління юстиції №350-к від 22.10.2002року в штатний розпис
відділ' державної виконавчої служби введено посади провідного
спеціаліста,   двох               державних виконавців, друкарки та
прибиральниці.

           В штатній чисельності відділу РАГС змін не було .
 
 Відповідно до наказу Львівського обласного управління юстиції від 10.11.2003 року № 402-к «Про створення комісії для   приймання - передачі особових справ та трудових книжок державних виконавців», який був прийнятий на виконання ст.9 Закону України «Про державну виконав­чу службу», посади державних виконавців з 1 січня 2004 року передано в підпорядкування обласного управління юстиції.

У зв’язку з реформуванням системи органів державної виконавчої служби відповідно до Закону України «Про внесення змін до Законів Ук­раїни    «Про державну виконавчу службу» та «Про виконавче провадження» від 23.06.2005 р. № 2716,   постанови   Кабінету   Міністрів    України від 23.04.2005 р.    №320,    відповідно   до   наказу    Міністерства юстиції № 1482/к від 19.08.2005 року «Про ліквідацію відділів державної виконав­чої служби територіальних управлінь юстиції», наказу   Львівського облас­ного управління юстиції № 658-к від 26.08.2005 року   «Про ліквідацію відділів державної виконавчої служби територіальних управлінь   юстиції» ліквідовано відділи державної виконавчої служби, які входили в структуру управлінь юстиції і утворено Державні виконавчі служби в районах з підпорядкуванням Державним виконавчим службам в областях та Депар­таменту державної виконавчої служби Міністерства юстиції України. З вересня місяця   по грудень місяць 2005 року іде процес звільнення

працівників   відділу   державної   виконавчої   служби,   який   завершився    20 грудня 2005 року.

Таким чином штатна чисельність   працівників районного управління юстиції на   01.01.2006 року становила 6чол. в т.ч.   4 чол.   апарат районно­го управління юстиції та 2 чол. відділ РАЦС.

В   зв’язку з прийняттям 10 січня 2002 року Сімейного кодексу Ук­раїни ,   який набув чинності з 1 січня 2004 року, відділи реєстрації актів громадянського стану перейменовано у відділи реєстрації актів цивільного стану.

Штатна чисельність працівників районного управління юстиції на 01.01.2006 року становила 6 чол., в т.ч. 4 чол. апарат районного управління юстиції та 2 чол. відділ РАЦС.

В зв’язку з прийняттям Закону України «Про внесення змін до Законів України «Про державну виконавчу службу» та «Про виконавче про­вадження» щодо реформування органів державної виконавчої служби від 22 грудня 2006 року , постанови Кабінету Міністрів України від 16 листопада 2006 року № 1622 «Про ліквідацію Департаменту державної виконавчої служ­би», наказом Департаменту Державної виконавчої служби №2 від 19.01.2007 року ліквідовано регіональні та територіальні органи державної виконавчої служби. Наказом Міністерства юстиції України № 21/5 від 25.01.2007 року ліквідовано обласні, Київське та Севастопольське міські управління юстиції та Департамент державної виконавчої служби, що діяв у складі Міністерства юстиції України як урядовий орган державного управління.

На базі ліквідованих обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, державних виконавчих служб областей, м. Києва та Севастополя утворено Головні управління юстиції. Цим же наказом встановлено, що Головні управління юстиції в областях є правонаступника­ми відповідних обласних управлінь юстиції, державних виконавчих служб об­ластей; відділи державної виконавчої служби районних , районних у містах, міських, міськрайонних управлінь юстиції є правонаступниками відповідних державних виконавчих служб у районах, містах /міст обласного значення/ районах у містах.

Наказом   Головного управління    юстиції у    Львівській    області № 3-к    від   13.02.2007   року   «Про  утворення   відділів  державної  виконавчої служби у складі територіальних управлінь юстиції»   прийнятого   відповідно до наказу Міністерства юстиції України №22/5 від 26.01.2007 року «Про

утворення відділів державної виконавчої служби у складі територіальних управлінь юстиції» утворено відділи державної виконавчої служби районних управлінь юстиції.

Наказом Головного управління юстиції № 4-к від 1З.02.2007 року «Про зміну підпорядкування територіальних управлінь юстиції» виведено територіальні управління юстиції Львівської області зі складу Львівського обласного управління юстиції та передано їх в підпорядкування Головному управлінню юстиції у Львівській області.

Таким чином штатна чисельність працівників Турківського районно­го управління юстиції в процесі реформування органів юстиції станом на 1 квітня 2007 року становила 14 чол., в т.ч. апарат районного управління юстиції 4 чол. (начальник, 2 провідні спеціалісти, 1 спеціаліст 1 категорії); відділ РАЦС - 2 чол (начальник відділу та спеціаліст 1 категотрії), відділ ДВС - 8 чол. (начальник відділу, заст.начальника відділу, головний державний виконавець, ст.державний виконавець, державний виконавець, провідний спеціаліст, спеціаліст 1 категорії, прибиральниця).З квітня місяця 2008 року чисельність працівників районного управління юстиції становить 15 чоловік( в штат   вдділу відділу РА

 

                    Турківське районне управління юстиці, як орган державної виконавчої влади, свою діяльність проводить відповідно  до Положення про районні, районні у містах,міські (міст обласного значення)управління юстиції  відповідно до якого  основними завданнями управління юстиції є :участь у забезпеченні реалізації  державної правової політики ;сприяння розвитку системи;надання правової допомоги з метою реалізації прав,свобод громадян;захисту законних  інтересів фізичних та юридичних осіб ;забезпечення захисту  прав і свобод   людини і громадянина у визначеній сфері діяльності ; державної реєстрації нормативно-правових актів  Турківської  райдержадміністрації, її управлінь, відділів,інших структурних  підрозділів ; організація надання   юридичних послуг з метою реалізації прав,свобод і законних інтересів громадян та юридичних осіб;розвиток правової інформатизації;координації правової освіти населення;формування правової культури;організація виконання рішень судів та інших органів відповідно до законів України;легалізація місцевих об»єднань громадян та реєстрація інших  юридичних осіб у установленому чинним порядком законодавством;організаційне забезпечення  та координація роботи відділів державної виконавчої служби,установ нотаріату, органів реєстрації актів цивільного стану та інших органів установ юстиції, реалізація основних завдань визначених Мінюстом.

 

 

 

 

Інструкція з діловодства

ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                              наказ Турківського районного

                                                                                                управління   юстиції

                                                                                              області

________________   ________

 

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Турківському районному  управлінні юстиції Львівській області

 

1. Загальні положення

 

       1.1. Інструкція з діловодства в Турківському районному управлінні юстиції у Львівській області (далі – Інструкція) встановлює єдині вимоги до електронного документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Турківському районному управлінні юстиції у Львівській області (далі – управління) включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

 

      1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві управління, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за запитами на інформацію визначаються окремими нормативноправовими актами.

 

      1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядкуздійснення діловодних процесів в управлінні розроблені відповідно до положень Конституції України та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно – правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242 (далі – Типова інструкція), Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 02 липня 2012 року №973/6 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві України».

 

      1.4. Відповідно до документообігу в управлінні застосовується децентралізована система електронної реєстрації документів.

Застосування децентралізованої системи діловодства в управлінні передбачає ведення поточного діловодства, формування і оперативне зберігання справ у межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів управління. Ведення діловодства у Турківському районному  управлінні юстиції визначається наказами Міністерства юстиції України від 25.12.2008 № 2274/5 "Про затвердження Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби" (із змінами) та від 26.11.2003 № 143/5 "Про затвердження Інструкції з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції" (із змінами).

 

 

      1.5. Організація ведення діловодства в управлінні, відповідно до вимог державних стандартів та цієї Інструкції, покладається на спеціаліста відповідального за ведення діловодства.

 

     1.6. Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян покладається на спеціаліста відповідального за ведення діловодства.

 

    1.7. Методичне керівництво здійснення контролю за строками виконання документів, що надходять від вищестоящих державних органів покладається на  спеціаліста відповідального за ведення діловодства.

 

    1.8.Відповідальність за організацію діловодства у відділах та секторах управління, дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками відділів та секторів, а також за збереження документів з моменту їх створення або надходження і до відправлення або передачі до архіву управління покладається на керівників відділів та секторів.

Ведення діловодства у відділі чи секторі покладається на одного працівника відділу чи сектору, відповідно до функціональних обов’язків.

 

    1.9. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, (далі – акти державних органів), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно – правових актів несуть відповідальність заступники начальника управління, згідно з розподілом функціональних обов'язків.

За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у відділах, секторах управління відповідають їх керівники.

 

     1.10. Основним завданням спеціаліста відповідального за ведення діловодства  є встановлення в управлінні єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням автоматизованої системи документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у відділах та секторах управління. Спеціаліст відповідальний за ведення діловодства відповідно до покладених на нього завдань:

розробляє інструкцію управління з діловодства та номенклатуру справ управління;

здійснює реєстрацію (в електронній формі) та веде облік документів вхідної та вихідної кореспонденції;

організовує документообіг,

забезпечує впровадження та контролює дотримання відділами та секторами управління вимог Інструкції, регламенту та національних стандартів;

вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в управлінні;

проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Турківського районного управління юстиції Львівської області;

бере участь у впровадженні та використанні інформаційно –                       телекомунікаційної системи діловодства в управлінні;

здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в управлінні;

забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;

проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;

організовує збереження документаційного фонду управління та користування ним;

ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників управління з питань діловодства.

 

     1.11. На спеціаліста відповідального за ведення діловодства в  Турківському районному управлінні юстиції покладається підготовка  інструкцій з діловодства, номенклатури справ, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів із центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

 

    1.12. Додержання вимог цієї Інструкції є обов'язковим для всіх працівників апарату управління юстиції.

 

    1.3. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції у структурному підрозділі, а також у разі його відпустки чи відрядження усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, яка його заміщає.

 

2. Документування управлінської інформації.

Загальні вимоги до створення документів

 

    2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

 

    2.2. Право видання документів, їх підписання, погодження, затвердження регламентується Положенням про Турківське районне  управління юстиції у Львівській області, затверджене наказом Турківського районного управління юстиції у Львівській області від 04 серпня  2011 року №77, положеннями про відділи, сектори управління та посадовими інструкціями.

Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

 

      2.3. В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

 

      2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (доручення, протокол, тощо), зумовлюється правовим статусом управління, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

 

     2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання управлінням покладених на нього завдань і функцій.

 

     2.6. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності управління є:

- Конституція України, закони України, акти Президента Українита Кабінету Міністрів України;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому регулюванні діяльності апарату управління.

 

     2.7. Видання розпорядчих документів обов'язкове:

- з організаційних питань – при створенні, реорганізації і ліквідації структурних підрозділів;  визначенні функцій і завдань відділів, секторів управління; затвердженні їх структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов'язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування – при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати – при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і застосування стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

 

     2.8. Розпорядчі документи, що надходять до управління від вищестоящих державних органів, доводяться до структурних підрозділів шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа стосовно завдань управління.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищестоящих державних органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

 

     2.9. При здійсненні оперативних зв'язків із вищестоящими державними органами, органами виконавчої влади, структурними підрозділами,управліннянадсилає листи електронною поштою.

 

     2.10. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).

Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно – розпорядча документація. Реквізити організаційно – розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163 – 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163 – 2003). 

 

     2.11. Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис (додаток 3).

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

 

     2.12. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

Управління здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави – адресата, або однією з мов міжнародного спілкування. 

 

     2.13. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у  додатку 14.

 

     2.14. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові особи, спеціалісти відділів, секторів дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

     2.15. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, актами, дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр – міністра України, запитами та зверненнями народних депутатів України – за рішенням начальника управління на одного із заступників відповідно до розподілу обов'язків;

- інших службових документів – на керівників відділів, секторів управління.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, із якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників цих органів.

 

3. Бланки документів

 

     Організаційно – розпорядчі документи оформляються на бланках управління, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

    3.1. Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) - для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30 – ліве;

10 – праве;

20– верхнє та нижнє.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформлюються не на бланках.

     Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

 

     3.2. Всі службові документи повинні оформлятися на бланках управління. 

В управлінні  застосовують такі види бланків:

загальний бланк для створення різних видів документів  (додатки 16, 19);

бланки для листування з постійними закордонними кореспондентами (виготовлені двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною) (додатки 17, 18);

– бланк конкретного виду документа (накази) (додаток 20).

Контроль та облік пронумерованих бланків здійснює відділ організаційного забезпечення документування та контролю.

Бланки структурного підрозділу створюються тоді, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

 

4. Оформлення реквізитів документів

 

    Оформлення реквізитів документів

    Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники управління оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

 

5. Зображення Державного Герба України

 

    Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року  № 2137-XII «Про Державний герб України».

    Зображення Державного Герба України розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування назви управління, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина - 12 міліметрів.

 

6. Коди

 

     6.1. Код управління проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

 

     6.2. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

 

7. Найменування установи

 

    Найменування управління – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування управління вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначеному документі. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

 

 

8. Довідкові дані про управління

 

     Довідкові дані про управління містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, код ЄДРПОУ тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

     Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, поштовий індекс.

 

9. Назва виду документа

 

     Назва виду документа (наказ, рішення, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

10. Дата документа

 

     10.1. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.

 

     10.2. У текстах нормативно – правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 червня 2011 р.

 

     10.3 Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

 

     10.4 Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

 

     10.5 На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

     10.6. Документи набувають чинності з моменту їх підписання (або затвердження), якщо у тексті або законодавством не передбачена інша умова набуття чинності. Спільні нормативно – правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

 

11. Реєстраційний індекс

 

    11.1.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень –         індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

 

     11.2. Документи реєструються в електронній системі документування, в межах груп у залежності відкореспондента на підставі номенклатури. Наприклад, окремо реєструються урядові документи, накази управління з основної діяльності, накази з особового складу та відряджень, рішення колегії управління, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення.

 

    11.3. При реєстрації вихідного листа (за ініціативою управління), йому надається реєстраційний індекс (штрих-код), який складається з індексу відділу, сектору (що створив документ), індексу кореспондента, за номенклатурою справ, (проставляється спеціалістом відділу, сектору,  де створено документ) та порядкового номера і дати по електронному реєстрі вихідної кореспонденції або журналу реєстрації вихідної кореспонденції, що ведеться у Турківському районному управлінні юстиції.

Приклад:

06-15/59

            де 06 – індекс відділу (сектору) управління;

            15 –  індекс кореспондента за відомчою номенклатурою справ;

            59 – порядковий номер по електронному журналі реєстрації вихідної кореспонденції.

 

     11.4. При реєстрації вихідного листа (листа-відповіді) йому надається реєстраційний індекс (штрих-код), який складається з вхідного індексу (який було присвоєно при реєстрації документа) та через правобічну похилу риску індексу структурного підрозділу (що надає відповідь), дати надання відповіді.

 

Приклад:

289/06-28/6

де 289/06-28/ – індекс, який було присвоєно при реєстрації документа, який надійшов до управління;

6 – індекс відділу управління.

 

     11.5. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 1117/5 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом "Для службового користування".

 

    11.6. Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами.

 

 

12. Посилання на реєстраційний індекс

 

     Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.

 

13. Гриф обмеження доступу

 

    Гриф обмеження доступу до документа ("Для службового користування", "Таємно", "Цілком таємно", "Особливої важливості") оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту "Адресат" або "Гриф затвердження".

 

14. Адресат

 

     14.1 Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

Національне агентство з питань державної служби

 

 

 

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

Державна архівна служба

Фінансово-економічне управління

Начальнику управління

прізвище, ініціали


     У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

Голові Державної митної служби

прізвище, ініціали


    Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

 

                                                                                        Міністерствам і відомствам

 

     14.2. Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

 

     14.3. Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року №270 (Офіційний вісник України, 2009 року, №23, ст.750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001


     14.4. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:

 

Левченко Ю.М.

                                                                                              вул. Дорошенка, буд.29, кв.65,

                                                                                              м.Львів, 79000

 

     14.5. У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

 

15. Гриф затвердження документа

 

    15.1. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом управління. Нормативно – правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом управління.

Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 4).

 

    15.2. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник управління

підпис, ініціали, прізвище

Дата


     15.3. У разі коли документ затверджується наказом, гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.

Наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного управління юстиції

у  Львівській області
12 березня 2011 року № 298


     15.4. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

         У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

16. Резолюція

 

      16.1. Резолюція – це письмова вказівка керівника щодо виконання документа, зафіксована в електронній базі документування у графі «Резолюції»,  яка зазначається в реєстраційно-контрольній картці опрацьованій в електронній системі.

 

      16.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціал(и) виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, цифрового підпису начальника або його заступників, дати. У разі, коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

          Приклад:

 

          Прізвище, ініціали

          Прошу підготувати відповідь

          Підпис

         Дата

 

     16.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

 

     16.4. Як правило, для виконання  документу повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

 

17. Заголовок до тексту документа

 

     Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

     Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

     Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

 

18. Відмітка про контроль

 

     Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

     Відмітка про контроль вноситься в електронну базу контрольних документів, допаперового документа прикріпляється реєстраційно - контрольна картка опрацьована через автоматизовану систему документування із зазначенням контрольного терміну виконання документа та реквізиту «Контроль».

 

19. Текст документа

 

     19.1. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

     Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

     Суцільний зв'язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

     Суцільний зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.

     У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.

    Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

    В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

 

    19.2. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об'єкта, а змінною – конкретні характеристики.

 

    19.3. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки –  з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

 

20. Відмітки про наявність додатків

 

     20.1. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.

 

     20.2. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

 

     20.3. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: "що додається" або "(додається)."

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться

відмітка у верхньому правому кутку  першого аркуша додатка, наприклад:

 

 

Додаток 3
до Інструкції
(пункт 5)


     20.4. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:

 

Додаток
до наказу Головного управління юстиції у Львівській області

від 20.04.2012 № 295/5


 

    У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)"; "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

 

     20.5. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

    У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак "№ " перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Додатки нормативно – правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів установи на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

 

     20.6. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

    Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

    Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010     рік на 5 арк. в 1 прим.

     2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 року на 3 арк. в 1 прим.

                       

    Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

 

    Додаток: лист Укрдержархіву 20.09.2010 № 595/ 03 – 12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

 

    У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

                                                            Додаток:

 

 згідно з описом на 3 арк.

 

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:

 

Додаток:

 на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

21. Підпис

 

    21.1 Документи підписуються посадовими особами управління відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами управління.

     Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються начальником або за його дорученням – першим заступником начальника. Право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов'язані із здійсненням начальником політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів (управлінь), відповідно до повноважень, визначених організаційними та розпорядчими документами управління.

 

     21.2. Внесення у підписані документи будь – яких виправлень та доповнень не допускається.

 

     21.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку,скорочене – на документі, складеному на бланку) особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Приклад:

 

Начальник Головного управління

юстиції у Львівській області                        підпис                                 ініціали, прізвище

 

 

або

 

Начальник управління                                    підпис                              ініціали,  прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

 

     21.4. Коли документ надсилається одночасно кільком державним органам начальник підписує всі його примірники.

 

     21.5. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі управління, а на місця розсилаються копії.

 

     21.6. Відділом організаційного забезпечення документування та контролю засвідчується один екземпляр ксерокопії документа, який передається виконавцеві для розмноження та подальшого направлення на інші адреси.

 

     21.7. Як правило, документи підписуються однією посадовою особою. Два або більше підписів проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності відповідно до посади :

 

Начальник управління                               підпис                                    ініціали, прізвище

 

 

Начальник управління

фінансового забезпечення                         підпис                                     ініціали, прізвище

 

При підписанні документа кількома особами, які займають однакові посади, підписи розміщуються на одному рівні і скріпляються печаткою управління.

Приклад:

Міністр фінансів                                         Міністр юстиції

           

підпис ініціали (ініціал імені),                    підпис ініціали (ініціал імені)

прізвище                                                        прізвище

відбиток гербової печатки                          відбиток гербової печатки

21.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем:

 

Голова комісії                                  Підпис                                                     Ініціали, прізвище

 

Секретар комісії                        Підпис                                                      Ініціали, прізвище

 

     21.9. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів "Виконуючий обов'язки" або "В. о." здійснюється у разі заміщення керівника за наказом.

    21.10.  Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

 

    21.11 Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

22. Візи та гриф погодження

 

     22.1. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

 

     22.2. Погодження може здійснюватись як в управлінні посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).

    22.3. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

 

    22.4. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.

 

    22.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

 

Начальник відділу

підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

 

Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.

 

    22.6. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

 

    22.7. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

 

    22.8. Якщо під час візування з'ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

 

    22.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

 

 

 

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Центральної експертно – перевірної

комісії Укрдержархіву

 

ПОГОДЖЕНО

Начальник управління               підпис                                               ініціали, прізвище

Дата

 

Дата

22.10. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.

 

     22.11. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ  ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

 

 Найменування посади

      підпис

                    ініціали, прізвище

Дата

 

 

Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.

 

    22.12. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

з установами вищого рівня.

 

23. Відбиток печатки

 

    23.1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається в управлінні на підставі нормативно – правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 5).

 

    23.2. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

 

    23.3. Наказом начальника управління визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

24. Відмітка про засвідчення копій документів

 

    24.1.Копія документа виготовляється й видається з дозволу керівництва управління або керівника структурного підрозділу.

Управління може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в самому управлінні.

При вирішенні питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особових справ посадових осіб, управління може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

 

    24.2. Копія з документа відтворюється засобами оперативної поліграфії.

Відмітка "копія" проставляється у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа праворуч.

Засвідчуваний напис складається зі слів "З оригіналом згідно”, назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа "підпис".

 

Приклад:

З оригіналом згідно

Посада                                                Підпис                                             Ініціали , прізвище

Дата

 

Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування управління (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) управління.

 

    24.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах управління, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення копії документа.

 

Приклад:

Дата, реєстраційний            індекс       

Посада                                                                                              Ініціали, прізвище

 

З оригіналом згідно

Посада                                            Підпис                                       Ініціали , прізвище

Дата

 

   Копії вихідних документів повинні мати візи посадових осіб, із якими вони погоджені, та візи виконавців; засвідчувальний напис завіряєтьсяпечаткою, що відтворює найменування управління (не гербова). Копії документів повинні мати всі виправлення, зроблені на оригіналі.

   Копія тексту документа повинна відповідати оригіналу.

 

25. Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до управління

 

    25.1. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:

 

Іванова 256 23 29

 

    25.2. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи.

Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:

 

До справи № 03-10

До справи № 05-19

Лист-відповідь від 20.05.2011

 № 03-10/01/802

Питання вирішено позитивно під час          

телефонної розмови 04.03.2011

посада, підпис, ініціали,

прізвище 21.05.2011

посада, підпис, ініціали,

прізвище 05.03.2011

 

    25.3. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc.

 

    25.4. Відмітка про надходження документа до управління проставляється за допомогою штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування управління, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа.

Відмітка про надходження документа проставляється на конверті, якщо він має напис «Особисто».

    У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа – автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, штрих-код не проставляється.

 

26. Запис про державну реєстрацію

 

    Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно – правових актах, включених до Єдиного державного реєстру нормативно – правових актів.

Нормативно – правові акти управління, які відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року №493 «Про державну реєстрацію нормативно – правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера чи грифу затвердження вільне місце (60х100 міліметрів) для напису про державну реєстрацію.

 

27. Складення деяких видів документів

 

27.1 Накази .

 

   27.1.1.Наказ - розпорядчий документ управління.

 

   27.1.2. Накази управління видаються на виконання законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр – міністра України, рішень колегії управління, а також за дорученням керівництва або за ініціативою структурних підрозділів.

 

   27.1.3. Відповідно до Переліку типових документів, що створюються в діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, установ, організацій і підприємств, що належать до сфери управління Міністерства із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41, за змістом, строками зберігання та напрямками діяльності управлінням видаються такі накази:

- з основної діяльності;

- з особового складу (про прийняття на роботу, переведення, заохочення звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу, про надання відпусток);

- з адміністративно – господарських питань (про стягнення; відрядження працівників).

 

    27.1.4. Проект наказу з основної діяльності розробляється структурним підрозділом управління за дорученням керівництва або за власною ініціативою.

 

    27.1.5. Проект наказу з кадрових питань готуються відділом кадрової роботи та державної служби у двох примірниках, на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників та інших документів. Другий примірник проекту наказу візується виконавцем, керівником відділу, у разі потреби керівниками інших структурних підрозділів управління, заступником начальника відповідно до розподілу повноважень.

 

    27.1.6. Проекти наказів про надання відпусток працівникам апарату управління, крім начальника, та заступників начальника, керівників самостійних структурних підрозділів (управлінь), оформляються за типовою формою № П – 3, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 р. № 489.

 

    27.1.7.         Проект наказу розробляється у двох примірниках. Першийпримірник проекту візує виконавець і керівник структурного підрозділу, що вносять проект. Коли виникає потреба візують посадові особи, яким в проекті передбачено завдання і доручення.

 

    27.1.8 Проект наказу візує заступник начальника відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

 

    27.1.9. Наказ підписує начальник, а у разі його відсутності перший заступник начальника, який виконує його обов’язки.

Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.

 

    27.1.10. Накази оформляються на бланках наказу управління та містять такі обов'язкові елементи:

- дата; номер;

- заголовок до тексту;

- назва посади, підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка підписала наказ.

 

    27.1.11. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження...”, “Про введення...”, “Про створення...”, “Про внесення змін... ”) або іменника, що вказує на предмет (“Про підсумки...”, “Про заходи...”)., (додаток 25).

 

    27.1.12. Текст наказу складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

    У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Вона може починатися словами “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, то у констатуючій частині зазначають назву цього документа, його автора, дату, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.

    Розпорядчу частину наказу починають зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкується з нового рядка, великими літерами, без відступу від лівого берега і лапок, після нього ставлять двокрапку.

    Розпорядчу частину розбивають на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі й узагальнено, наприклад: “начальникам  відділів, секторів”.

    Слід уникати неконкретних доручень, наприклад: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо. Такі доручення не можутьбути об’єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

    Останній пункт розпорядчої частини повинен містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу.

    У випадку, коли наказ скасовує (відміняє), змінює чи доповнює попередній розпорядчий документ або окремі його положення, то один із пунктів розпорядчої частини наказу повинен містити посилання на документ (пункт), що відміняється, із зазначенням дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами “Визнати таким, що втратив чинність,… ”.

     Зміни, що вносяться до наказу оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: "Про внесення змін до наказу …" із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:

"1. Внести зміни до наказу".

Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:

"1) пункт 2 викласти в такій редакції: …";

"2) пункт 3 виключити";

"3) абзац другий пункту 4 доповнити словами …".

Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу (розпорядження) зазначається:

"1) Внести зміни до ... (додаються)".

До наказів не можна включати пункт “Наказ довести до відома…”. Установи, структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до організаційного забезпечення документування та контролю після підписання такого документа.

 

     27.1.13. Якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформляють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит “Відмітка про наявність додатків” після тексту не оформляють. Усі додатки повинні бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс.

Додатки до наказу підписує або візує керівник структурного підрозділу, що підготував проект наказу.

 

     27.1.14. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, назва виду документа – посередині.

Дата спільного наказу – єдина, відповідає даті останнього підпису, а реєстраційний номер документа складається із реєстраційних номерів, які проставляють через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ.

Розпорядча частина починається словом «НАКАЗУЄМО».

Підписи керівників розташовують нижче тексту на одному рівні і засвідчуються гербовими печатками цих установ.

Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.

 

    27.1.15. Накази з особового складу (з кадрових питань) оформляють у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація лише про одного співробітника, у зведених – про кількох, незалежно від того, під які управлінські дії вони підпадають (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

Зміст індивідуального наказу з особового складу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення... ”, “Про прийняття.. ” У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про особовий склад”, “Про кадрові питання”.

У тексті наказів з особового складу, як правило, відсутня констатуюча частина та слово НАКАЗУЮ. Розпорядчу частину наказу починають дієсловом, що точно позначає дію: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ тощо.

    Ці слова друкують великими літерами без відступу від межі лівого берега, після них ставлять двокрапку. У зведених наказах з особового складу пункти розпорядчої частини наказу друкують у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення.

Із нового рядка друкують великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і далі рядковими – ім’я, по батькові та текст наказу.

   У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

    До кожного пункту зазначається підстава щодо його складання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). Слово “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст – через один міжрядковий інтервал.

    Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.

 

    27.1.16. Накази нормативно-правового характеру підлягають державній реєстрації в установленому законодавством порядку.

 

    27.1.17. Наказ набуває чинності з моменту його підписання та реєстрації, у визначених випадках – опублікування, оприлюднення.

Термін набуття чинності може зазначатися в самому розпорядчому документі.

 

    27.1.18. Накази реєструються за порядком номерів у межах календарного року.

Оригінали наказів з основної діяльності реєструються і зберігаються у Турківському районному управлінні юстиції. .

 

    27.1.19. Накази з особового складу, про надання відпусток, з адміністративно-господарських питань, про стягнення та відрядження працівників реєструються та зберігаються у Турківському районному управлінні юстиції.

 

    27.1.20. Накази управління зберігаються у відповідних номенклатурнихсправах у хронологічному порядку згідно з реєстраційними номерами у Турківському районному управлінні юстиції.

 

    27.1.21. Копії наказів з кадрових питань виготовляються та завіряються у Турківському районному управлінні юстиції.

   27.1.22. Копії наказів з основної діяльності засвідчуються печаткою Турківського районного управління юстиції.

27. 2. Протоколи

 

    27.2.1. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття  рішень на нарадах, тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

 

    27.2.2. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.

 

    27.2.3. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку установи, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів.

 

    27.2.4. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.

 

    27.2.5. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

 

    27.2.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада,  тощо) або колегіальної діяльності ( колегія, тощо) і включати назву виду документа.

 

    27.2.7. Текст протоколускладається з вступної та основної частин.

 

    27.2.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

    У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

    Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

   Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

 

    27.2.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:

СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

 

     27.2.10. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

 

     27.2.11. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

 

   27.2.12. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

 

    27.2.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

 

     27.2.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

 

    27.2.15. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу організаційного забезпечення документування та контролю і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

 

27.3. Службові листи

 

    27.3.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;

відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;

відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;

відповіді на запити інших установ;

відповіді на звернення громадян;

відповіді на запити на інформацію;

ініціативні листи;

супровідні листи.

 

    27.3.2. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

 

    27.3.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою електронної  реєстрації вихідної кореспонденції у Турківському  районному управлінні юстиції .

    Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

 

    27.3.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

 

   27.3.5. Як правило, у листі порушується одне питання.

Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…" "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини - "управління інформує…", "управління вважає за доцільне".

Службові листи підписуються відповідно до пункту 21.1 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

 

     27.3.6. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу управління, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники структурних підрозділів, а також заступник керівника управління відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати керівник установи).

 

27.4. Документи до засідань колегіальних органів

 

     27.4.1. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до планів їх роботи.

            У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, строк подання документів.

            Керівники структурних підрозділів завчасно подають до занесення в план роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за доцільне розглянути на засіданні колегіального органу. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

     27.4.2. Документи з питань, що виносяться на обговорення колегіального органу, повинні подаватися не пізніше, ніж за 5 днів до засідання. Ці документи складають:

            - доповідну записку, в якій ґрунтовно викладені питання з висновками й пропозиціями;

            -  проект рішення колегіального органу, а при потребі й проект наказу;

            - довідку із зауваженнями до проекту, складену зацікавленими установами та структурними підрозділами;

            - узагальнення, аналіз чи довідки з питань, що обговорюються;

            - список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

    27.4.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, що оформляється відповідно до правил.

Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.

    27.4.4. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

    27.4.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань покладається на керівників відповідних структурних підрозділів управління юстиції.

    27.4.6. Після засідання члени колегіального органу та особи, що були запрошені для участі в засіданні, повертають одержані документи секретарю колегіального органу, про що ним робиться відмітка в розрахунку розсилки документів. Зайві примірники знищуються секретарем колегіального органу.

    27.4.7. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів до засідань та перевіряє наявність всіх документів і правильність їх оформлення.

            У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду на засіданні секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде розглядатися це питання, чи буде знято з порядку денного засідання.

    27.4.8. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і при потребі чітко формулюють свої зауваження й пропозиції.

 

    27.4.9. Протокол кожного засідання складається з урахуванням вимог, зазначених у пункті 27.2 цієї Інструкції.

 

27.5. Документи про службові відрядження

 

   27.5.1. Службові відрядження працівників здійснюються відповідно до плану роботи управління з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

 

    27.5.2. У разі необхідності відрядження працівника поза планом керівник підрозділу в доповідній записці (заяві) на ім'я керівництва управліннязазначає куди, на який строк, із якою метою необхідно відрядити працівника.

Доповідна записка (заява) разом із проектом наказу та посвідченням про відрядження передається керівництву управління, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 8).

 

    27.5.3. Після повернення з відрядження працівник у триденний строк доповідає керівнику структурного підрозділу про виконання одержаного завдання і подає до бухгалтерії авансовий звіт за встановленою формою.

 

28. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

 

    28.1. Документообіг установи – це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Документи проходять і опрацьовуються в управлінні в електронній системі документування на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

 

    28.2. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в управлінні найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;

централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

раціональне розташування в управлінні  структурних підрозділів і робочих місць.

 

    28.3. Порядок документообігу, особливості організації електронного документообігу регламентується Інструкцією управління,  регламентом роботи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

 

29. Облік обсягу документообігу

 

    29.1. Обсяг документообігу установи – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).

 

    29.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в електронній базі даних в місцях їх реєстрації та в структурних підрозділах управління.

За одиницю обліку береться документ. Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.

Результати обліку документів узагальнюються спеціалістом відповідальним за ведення діловодства і подаються керівництву управління для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.

 

30. Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до управління юстиції

30.1. Приймання документів

 

    30.1.1. Доставка документів до управління здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською службою.

Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

 

    30.1.2. Кореспонденція, що надходить до управління приймається спеціалістом відповідальним за ведення діловодства.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

 

    30.1.3. Документи надходять до управління через поштове відділення та скриньку для приймання документів. Представникам підприємств, установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів.

В реєстрі працівником відповідальним за ведення діловодства проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Відмітка про приймання кореспонденції на копіях документів не ставиться.

Інформація про надходження, реєстрацію та подальший рух документів надається по телефону.

 

   30.1.4. Вся кореспонденція, що надійшла розкривається та реєструється спеціалістом відповідальним за ведення діловодства.

Пакети, що мають напис „особисто” передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані.

 

    30.1.5. Електронні носії інформації обов’язково передаються із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.

 

   30.1.6. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.

    При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, відсутність підпису, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у Турківському районному управлінні юстиції.

    У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. 

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

 

    30.1.7. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

 

30.2. Попередній розгляд документів

 

   30.2.1. Уся кореспонденція, що надійшла до управління, підлягаєобов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється спеціалістом відповідальним за ведення діловодства.

 

    30.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом управління і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення строків виконання документів.

 

    30.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення вищестоящих державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

 

    30.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися Положенням про управління та його структурні підрозділи, наказами, посадовими інструкціями, номенклатурою справ.

 

30.3. Реєстрація документів

 

    30.3.1. Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу у вигляді штрих-коду, з подальшим записом через автоматизовану систему документування у реєстраційно-контрольних картках.

    Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

 

    30.3.2. Реєстрація кореспонденції Адміністрації Президента України, Міністерства юстиції України,  запитів та звернень народних депутатів України,  звернень, пропозицій, скарг громадян, вхідної кореспонденції від установ та інших державних органів влади, юридичних осіб проводиться спеціалістом відповідальним за ведення діловодства.

Облік вихідної кореспонденції ведеться спеціалістом відповідальним за ведення діловодства.

    30.3.3 Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять.

   Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.

   Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

    На документах, які надійшли до управління, проставляється вхідний номер. Він має вигляд штрих-коду, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа. Основним принципом реєстрації документів є однократність.

    Кожний документ реєструється в управлінні лише один раз: вхідні (первинні) – у день надходження, або на наступний день, створені (за ініціативи управління) - у день підписання або затвердження.

 

     30.3.4. Ініціативні листи підготовлені у структурних підрозділах управління реєструються у структурних підрозділах управління.

 

     30.3.5. Для реєстрації всіх категорій вхідних документів управління застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, яка видруковується після опрацювання електронною програмою документування, далі РКК (додаток 4) із зазначенням обов»язкових реквізитів (додаток 5).

 

    30.3.6. РКК на документи виготовляються у одному примірнику. Картка є невід'ємним додатком до документа ізалишається разом з документом у структурному підрозділі, де він виконується.

 

    30.3.7. Реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

 

    30.3.8. Вхідна кореспонденція, що надійшла до управління реєструється в автоматизованому режимі.

При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників управління  інформацією про всі документи, що надходять до управління, та місце знаходження за допомогою виводу інформації на дисплей.

Як правило, пошук інформації проводиться на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації, а також на спеціально обладнаних місцях роботи відповідальних осіб відділів, секторів, що працюють в електронній системі документування. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

 

31. Організація передачі документів та їх виконання

 

     31.1. Зареєстрований документ сканується та через електрону систему, скеровується у приймальню начальника управління, першому заступнику та заступнику начальника для проставлення резолюції.

 

     31.2. Документи, що отримані до 16.00 год. реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, або на наступний. Отримані після 16.00 год.  на другий день, термінові – негайно.

 

      31.3.  Факт передачі документа фіксується в електронній системі документообігу.

 

     31.4. При передачі для виконання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

 

    31.5. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

 

     31.6. Керівники відділів, секторів управління здійснюють контроль за строками та якісним розглядом документів по суті питань.

 

     31.8. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у резолюції керівника та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.

 

     31.9. Відповідальний виконавець несе персональну відповідальність за повноту та достовірність інформації, що використовувалась при підготовці документа.

 

     31.10. Структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції одержує документи у день їх реєстрації або на наступний день. Термінові документи передаються негайно.

    Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

 

     31.11. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) керівнику управління.
 

     31.12. Перед поданням проекту документа на підпис керівникові, відповідальний працівник, який підготував документ, зобов'язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.

 

     31.13. Виконавець визначає необхідну кількість екземплярів документа, на документ, що розсилається більше ніж у чотири адреси, виконавець готує список для розсилки.

 

     31.14. При оперативному вирішенні питань без складання додаткових документів виконавець проставляє відмітки на документі: про дату надходження, про дати проміжного виконання (запит відомостей, телефонні переговори тощо), про дату й результати остаточного виконання.

Усі відмітки розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа ліворуч та заносяться в електронну базу даних.

 

     31.15. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи.

 

32. Розмноження документів

 

     32.1. Необхідність розмноження документів, що стосуються службової діяльності управління, визначається керівниками відділів, секторів управління юстиції.

 

 

33. Організація контролю за виконанням документів

 

33.1. Загальні положення

 

    33.1.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

 

    33.1.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також за виконанням управлінських рішень та доручень керівництва управління.

Організацію контролю за виконанням визначених завдань здійснює начальник управління, перший заступник та заступник начальника, начальники відділів, секторів управління юстиції.

 

     33.1.3. Здійснення контролю за строками виконання покладається на начальника  Турківського районного управління юстиції.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.

 

33.2. Строки виконання завдань

 

     33.2.1. Строк виконання документа може встановлюватися у самому документі, нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва управління. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (затвердження).

Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.

 

    33.2.2. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 9.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом управління. Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.

Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.

 

    33.2.3. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів.

Якщо завдання потребує термінового виконання, обов'язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

Доручення без зазначення строку виконання з позначкою «терміново» повинні бути виконані протягом 7 календарних днів.

Відділ організаційного забезпечення документування та контролю, у разі відсутності строку виконання, може самостійно встановлювати строки відповідно до законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

 

    33.2.4. У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за письмовим обґрунтованим проханням виконавця до начальника управління, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку.

 

33.3. Організація виконання завдань

 

     33.3.1. Відповідальність за виконання доручення, його проходження, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні матеріалів, несе структурний підрозділ чи посадова особа, визначена у резолюції керівництва управління.

Якщо виконання завдання покладається на кілька структурних підрозділів чи посадових осіб, відповідальним за організацію виконання є структурний підрозділ чи посадова особа, які у резолюції керівника визначені першими  (далі –  головний виконавець).

 

    33.3.2. При визначені структурного підрозділу головним виконавцем завдання, що не відповідає функціональним повноваженням підрозділу, головний виконавець повинен негайно порушити питання про уточнення або заміну головного виконавця перед посадовою особою, яка доручила виконання доручення, завдання.

 

    33.3.3. Головний виконавець при зміні резолюції або строків виконання –  повинен негайно довести зазначену інформацію до відома сеціаліста відповідального за ведення діловодства.

 

    33.3.4. Головний виконавець зобов’язаний забезпечити надання іншим зазначеним у резолюції структурним підрозділам чи посадовим особам (далі – співвиконавцям) копій документів, необхідних для виконання встановленого завдання, визначити зміст завдання для кожного співвиконавця, форму та строки подання матеріалів. Через систему електронного документообігу співвиконавці можуть отримувати копії документів в електронній формі.

 

     33.3.5. Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій.

 

    33.3.6. Якщо у дорученні не встановлено строки подання пропозицій головному виконавцю, співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції протягом першої половини строку, відведеного для виконання.

 

   33.3.7. Головному виконавцю надається право координувати роботу співвиконавців, зокрема визначати строки подання співвиконавцями пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

У разі необхідності головним виконавцем розробляється план  організації виконання завдання, що містить інформацію про зміст кожного конкретного пункту, його виконавця та строки виконання (додаток 15.1). Копія плану в обов'язковому порядку передається головним виконавцем до відділу організаційного забезпечення документування та контролю.

 

   33.3.8. У разі несвоєчасного подання одним із співвиконавців своєї частини завдання з його особистої вини на нього за письмовою вказівкою посадової особи, яка доручила виконання завдання, може бути покладено обов'язок продовження строку виконання, підготовки, візування та подання на підпис загальної відповіді. При цьому, необхідно мати на увазі, що строки виконання завдань установ вищого рівня можуть бути продовжені у виняткових випадках лише тими ж установами, що визначили завдання, та при наявності поважних причин.

 

33.4. Здійснення контролю за строками виконання

 

     33.4.1. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва управління або цієї Інструкції.

 

    33.4.2. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, облік контрольних завдань, визначення форм і методів контролю, формування картотеки контрольних завдань, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання, проведення перевірок стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах управління..

    33.4.3. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних).

 

    33.4.4. Під час взяття документа на контроль на ньому проставляється позначка «Контроль» на лівому нижньому полі першої сторінки документа та на РКК із зазначенням строку виконання.

 

    33.4.5. На один контрольований документ може бути заведено кілька РКК, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

 

   33.4.6. У разі, коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, РКК складається тільки на головного  виконавця.

 

   33.4.7. Після визначення строку виконання, завдання передається головному виконавцеві, РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в електронній системі (базі даних).

 

   33.4.8. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни фіксуються в базі даних.

 

    33.4.9. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки головного виконавця, вносяться до електронної бази даних.  При цьому попередні записи зберігаються.

 

    33.4.10. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань).

 

33.5. Зняття з контролю

 

    33.5.1. Після виконання документ знімається з контролю.

Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю, якщо поставлені у ньому завдання вирішені і лист-відповідь (інформація) за підписом уповноваженої особи направлено до відповідних органів державної влади, установ, організацій, підприємств чи особам, яким він адресований, або надано інше підтвердження виконання.

 

    33.5.2. Днем виконання завдань вважається день реєстрації в базі даних вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.

 

   33.5.3. Зняття з контролю здійснюється після подання спеціалісту відповідальному за ведення діловодства до копії листа-відповіді до документа, що перебував на контролі, із зазначенням вихідного номера і дати, прізвища та телефону безпосереднього виконавця чи надання іншого підтвердження виконання.

 

    33.5.4. У день підписання документ знімається з обліку спеціалістом, відповідальним за діловодство у структурному підрозділі управління, чи безпосереднім виконавцем шляхом внесення до електронної системи бази даних у графи «Відмітки про виконання документа».

 

    33.5.5. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до комп'ютерної бази даних спеціалістом відповідальним за ведення діловодства .

 

    33.5.6. Оригінали завдань, матеріали про їх виконання зберігаються у структурному підрозділі, відповідальному за виконання.

 

33.6. Узагальнення інформації про виконання завдань

 

    33.6.1. Інформація про виконання взятих на контроль завдань узагальнюється станом на 7 число кожного місяця і подається керівникам структурних підрозділів у вигляді зведень (переліків) невиконаних завдань та завдань, виконаних з порушенням строків, за звітний період (додаток 15.2).

      Інформація про причини порушення строків виконання зазначених у переліку завдань заповнюється структурними підрозділами та направляється до спеціаліста відповідального за ведення діловодства  до 10 числа кожного місяця для узагальнення інформації та подання керівництву управління.

 

    33.6.2. На підставі відомостей комп’ютерної бази даних спеціаліст відповідальний за ведення діловодства  періодично формує звіти та складає аналітичні довідки щодо стану виконавської дисципліни в управлінні та надає їх на розгляд керівництву управління.

 

34. Інформаційно-довідкова робота з документами

 

    34.1. Інформаційно – довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням  автоматизованих банків реєстраційних даних.

 

    34.2. Пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, вхідний та вихідний номер документа, кореспондент, короткий зміст тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь – яку комбінацію реквізитів.

 

35. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

   35.1. Вихідна кореспонденція, у тому числі створена за допомогою ПК, обробляється й відправляється централізовано в день її одержання від структурних підрозділів або на наступний робочий день.

    Не допускається відправлення або передача кореспонденції без обліку у відповідних журналах вихідної кореспонденції.

 

    35.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

 

    35.3. Передача факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису, документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису здійснюється спеціалістом відповідальним за ведення діловодства та у структурних підрозділах управління.

 

    35.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису надсилається також оригінал документа в паперовій формі.

 

35.5. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівником відповідальним за ведення діловодства  перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- наявність і правильність зазначення адреси кореспондента;

- наявність необхідних підписів на документі;

- наявність на документі відмітки про додатки;

- наявність і повноту додатків;

- наявність прізвища виконавця та номера телефону;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Особи, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах, при відправленні документа зобов’язані  перевіряти наявність віз, копій вихідних документів, що залишаються у справах структурного підрозділу, повноту додатків, підпису на документі та наявність і правильність зазначення адреси.

 

     35.6. Документи, що оформлені неналежним чином, підлягають поверненню.

 

     35.7. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

 

    35.8. Документи, що адресують постійним кореспондентам, відправляються у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським або типографським способом.

 

    35.9. При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу.

 

    35.10. У журналі вихідної кореспонденції зазначається номер вихідного документа, дата реєстрації, кількість додатків.

Документи, що доставляються до місця призначення особисто виконавцем, обліковуються у відповідних журналах вихідної кореспонденції „Нарочно”.

 

     35.11. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.

 

    35.12. Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення виконавці або уповноважені особи (діловоди) передають до відділу організаційного забезпечення документування та контролюуповноваженій особі, що здійснює відправку документів у конкретно визначені для цього години:

понеділок , вівторок, середа, четвер – до 16 години;

п'ятниця –  до 15 години.

 

36. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

36.1. Складення номенклатури справ

 

    36.1.1. Номенклатура справ – це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

 

    36.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

 

     36.1.3. В управлінні складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 10) і зведена номенклатура справ управління  (додаток 11).

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

Зведена номенклатура справ складається у Турківському районному управлінні юстиції спеціалістом відповідальним за ведення діловодства на основі номенклатури справ структурних підрозділів.

Методична допомога у складенні номенклатури справ надається працівником відповідальним за ведення , відповідальним за ведення архіву.

 

    36.1.4. Зведена номенклатура справ управління схвалюється комісією з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією Державного архіву Львівської областіодин раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи управління, після чого затверджується керівником управління.

 

     36.1.5. Зведена номенклатура справ управління складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається в Турківському районно управлінні юстиції , другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву управління, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - надсилається до Львівського державного архіву.

Структурні підрозділи управління отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

 

    36.1.6. Зведена номенклатура справ управління щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

 

    36.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в управління. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.

 

    36.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу управління (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс самостійного підрозділу, 12 - порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 - індекс управління або відділу у складі управління, 07 –        порядковий номер справи.

За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

    Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.

    Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

    Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).

    У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

    Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії Головного управління юстиції".

   У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: "Листування з Міністерством юстиції України про затвердження і зміну штатного розпису".

    У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: "Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення правової освіти населення".

    У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників юридичних служб".

    У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

 

1. План основних організаційних заходів управління на 2012 рік;

2. Звіт про використання бюджетних коштів управління за 2011 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби - заголовок кожної справи.

    Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.

У графі 5 "Відмітка" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву управління  чи інших установ для їх продовження тощо.

    36.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.

36.2. Формування справ

 

    36.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

    36.2.2. Справи формуються в управління децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.

    36.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).

 

    36.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

 

   36.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

 

    36.2.6. Накази з питань основної діяльності управління, з адміністративно – господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.

 

    36.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).

 

   36.2.8. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання.

 

   36.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності управління або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.

 

    36.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

 

    36.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

 

    36.2.12. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. № 731 (Офіційний вісник України, 1998 р., № 21, ст. 764).

 

    36.2.13. Розрахунково – платіжні відомості працівників управління систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.

 

    36.2.14 Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в управлінні  здійснюється  відповідальною особою за архів управління у відділі організаційного забезпечення документування та контролю.

 

36.3. Зберігання документів в управлінні юстиції

 

   36.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву управління зберігаються за місцем їх формування.

Керівники структурних підрозділів управління і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов'язані забезпечити зберігання документів і справ.

 

   36.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

 

   36.3.3. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.

 

   36.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

 

   36.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

 

    36.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника управління з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

37. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

37.1.Експертиза цінності документів

 

    37.1.1.  Для організації та проведення експертизи цінності документів в управлінні (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюються постійно діючі експертні комісії.

 

   37.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах управління безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом особи відповідальної за архів управління юстиції

.

   37.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву управління, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.

Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

 

   37.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типового переліку документів із строками зберігання, номенклатури справ управління шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.

 

   37.1.6. За результатами експертизи цінності документів в управлінні складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів (додаток 12).

 

   37.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, розглядаються експертною комісією управління одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК . Погоджені акти затверджуються керівництвом управління, після чого їх можна знищувати.

 

   37.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, складається на справи всього управління. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

 

37.2. Складення описів справ

 

   37.2.1. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

 

   37.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються.

 

   37.2.3. Описи справ структурного підрозділу управління складаються щороку за встановленою формою (додаток 13) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги працівника відповідального за архів управління.

 

   37.2.4. Номер опису справ структурного підрозділу управління повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.

   Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу    № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П - 2011; 5 Т - 2011; 5 ОС - 2011.

 

    37.2.5. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

 

    37.2.6. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

 

    37.2.7. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

 

    37.2.8. Опис справ структурного підрозділу управління підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується у відділі організаційного забезпечення документування та контролю, затверджується керівником структурного підрозділу та розглядається і схвалюється експертною комісією.

 

    37.2.9. Опис справ структурного підрозділу управління складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву управління, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.

 

    37.2.10. На основі описів справ структурних підрозділів архів управління готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).

 

    37.2.11. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією управління в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК Державного архіву Львівської області, після чого затверджуються керівництвом управління. Один примірник затвердженого опису подається у Державний архів Львівської області.

 

    37.2.12. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією управління і затверджуються її керівництвом.

 

    37.2.13. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією управління, погоджуються з ЕПК Державного архіву Львівської області, після чого затверджуються керівництвом управління. Один примірник зведеного опису подається у Державний архів Львівської області.

 

   37.2.14. Управління зобов'язано описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до Державного архіву Львівської області у встановлені законодавством строки.

 

37.3. Оформлення справ

 

    37.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

 

   37.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

 

   37.3.3. Справи з грифом "Для службового користування", особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

 

   37.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

 

   37.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "є документи за ... роки".

 

   37.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

 

   37.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом управління – номер опису і фонду.

 

   37.3.8. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

 

   37.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

 

37.4. Передача справ до архіву

 

   37.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву управління в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання знаходяться у структурних підрозділах управління.

 

   37.4.2. Передача справ до архіву управління здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівництвом управління.

 

   37.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів управління оформляє видачу справ у тимчасове користування.

 

   37.4.4. Приймання – передача кожної справи здійснюється працівником від повільним  за архівну справу управління в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

 

   37.4.5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву управління за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівної справи управління розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві управління.

 

   37.4.6. Справи, що передаються до архіву управління, повинні бути зв'язані належним чином.

 

   37.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву управління незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою справ.

 

 

 

 

 

 

Управління зобов'язане забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві управління для постійного зберігання до Державного архіву Львівської області.

 

 

 

 

 

 

 

С Х В А Л Е Н О                                                                      ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК                                                           Протокол засідання ЕПК

Головного управління юстиції у                                            Державного архіву

Львівській області                                                                    Львівської області

 

від                                                                                          від                                                                                         

 

 

 

ПРАВИЛА ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ ТУРКІВСЬКОГО РАЙОННОГО УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

                                                              

 

 

ПРАВИЛА

 ВНУТРІШНЬОГО ТРУДОВОГО РОЗПОРЯДКУ ДЛЯ ПРАЦІВНИКІВ АПАРАТУ ТУРКІВСЬКОГО РАЙОННОГО УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ТА ЙОГО СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ

 

І. Загальні положення

 

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників апарату Турківського районного управління юстиції та його структурних підрозділів ( далі правила) розроблені відповідно до ст. 43 Конституції України, Закону України « Про державну службу», Кодексу Законів про працю України та інших нормативно-правових актів.

 

2. Правила визначають функціональні обов’язки працівників, режим праці, засади регулювання трудових відносин та запроваджуються з метою удосконалення організації праці, зміцнення трудової і виконавської дисципліни, забезпечення раціонального використання робочого часу, високої ефективності і якості – роботи працівників, умов стимулювання, відповідальності за порушення трудової дисципліни.

 

3. Правила є обов’язковими для всіх працівників апарату Турківського районного управління юстиції Львівської області та його структурних підрозділів.

 

ІІ. Порядок прийняття і звільнення

державних службовців та інших категорій працівників

 

4. Порядок прийняття на державну службу регулюється відповідно до ст..15 Закону України « Про державну службу». Прийняття на державну службу на посади ІІІ-УІІ категорії, передбачене статтею 25 зазначеного Закону, та на інші прирівняні до них посади проводиться за конкурсним відбором у порядку, встановленому Постановою Кабінету Міністрів України

від 15 лютого 2002 року № 169 «Про затвердження Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», крім випадків, передбачених іншими законами України.

 

         Просування по службі державного службовця, який зарахований до кадрового резерву чи пройшов стажування, а також прийняття на роботу державного службовця, який припинив державну службу у зв’язку з відставкою, може здійснюватися за рішенням начальника управління без конкурсного відбору.

         Відповідно до Положення про районне управління юстиції призначення на посади та звільнення з посад начальника районного управління юстиції здійснюється Міністром юстиції України.

 

         Призначення на посади та звільнення з посад заступників начальника районних ( міських ) управлінь юстиції, головних державних виконавців, старших державних виконавців та державних виконавців здійснюється начальником Головного управління юстиції.

 

         Погодження кандидатур на посади керівників та заступників структурних підрозділів , головних державних виконавців, старших державних виконавців та державних виконавців здійснюється відповідно до п. 10 Положення про Головне  управління юстиції, Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, міста києві та Севастополі.

 

         5. Прийняття на роботу усіх інших категорій працівників здійснюється на загальних підставах згідно з Кодексом Законів про працю України та іншими актами законодавства. Конкурсна основа при цьому не застосовується.

 

         Не можуть бути обраними або призначеними на посаду в державному органі та його апараті особи, які:

 

-         визнані в установленому порядку недієздатними;

-         мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади;

-         у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи  свояками;

-         в інших випадках встановленими законами України.

-          

6.  При прийнятті на роботу кандидат повинен пред’явити:

 

         - трудову книжку, оформлену у встановленому порядку;

 

- паспорт або інший документ, що посвідчує особу та інші документи, передбачені Постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року № 731 « Про затвердження порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади».

 

         Забороняється вимагати від працівника при прийнятті на роботу документи, пред’явлення яких  не передбачено законодавством.

 

7. Укладення трудового договору оформляється наказом по управлінні юстиції, з яким працівник ознайомлюється під розписку.

 

8. При укладенні трудового договору може застосовуватися обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яку йому доручається виконувати.

 

Випробування встановлюється згідно із законодавством на строк:

 

-         для державних службовців – до шести місяців;

 

-         для інших категорій спеціалістів і службовців – до трьох а в окремих випадках за погодженням з профкомом – до шести місяців.

 

         Якщо після закінчення строку випробування працівник продовжує працювати, то він вважається таким, який витримав випробування, і   трудовий договір з ним може бути розірвано лише на загальних підставах.

 

         9. Громадяни України, які вперше зараховуються на державну службу, приймають Присягу. Державний службовець підписує текст Присяги, який зберігається в особовій справи. При прийняття Присяги робиться запис у трудовій книжці.

 

         При прийнятті на державну службу державний службовець ознайомлюється із Загальними правилами поведінки державного службовця – затвердженими наказом Головдержслужби України від 23 жовтня 2000 року № 58, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 7 листопада 2000 року за номером 783/5004, про що робиться письмове засвідчення в його особовій справі.

 

10. При прийнятті працівника на роботу чи при переведені його у встановленому порядку на іншу роботу, керівник структурного підрозділу зобов’язаний:

 

            - ознайомити працівника з його посадовою інструкцією ( під розписку) ,      

       а також з умовами та оплатою його праці;

 

-         ознайомити його з цими правилами;

 

-         визначити працівникові робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

 

-         проінструктувати працівника щодо порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року  № 1433 « Про затвердження порядку використання комп’ютерних програм в органах виконавчої влади»;

-         проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці, протипожежної оборони та інших правил по охороні праці, тощо.

-          

11. На кожного працівника, який відпрацював понад п’ять днів виписується трудова книжка в порядку, встановленому законодавством.

 

12. Переведення працівника на іншу роботу здійснюється згідно із законодавством.

 

13. Припинення трудового договору може мати місце лише на підставах та у порядку, визначених законодавством.

 

         Державні службовці та інші працівники головного управління юстиції у львівській області та його територіальних підрозділів мають право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це керівництво за два тижні. У разі, коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботи через причини, передбачені частиною першою статті 38 Кодексу законів про працю України, керівництво головного управління юстиції , а для номенклатури працівників районних, міських управлінь юстиції – керівництво територіальних управлінь юстиції, повинно розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.

 

        За домовленістю між працівником та керівництвом управління, трудовий договір може бути розірваний і до закінчення строку попередження про звільнення.

 

        Розірвання трудового договору за ініціативою адміністрації управління юстиції не допускається без попередньої згоди профспілкового комітету управління, за виключенням випадків, передбачених законодавством України.

 

        Крім загальних підстав, передбачених Кодексом законів про працю України, державна служба припиняється згідно з положеннями Закону України « Про державну службу», а саме:

 

 1) порушення умов реалізації права на державну службу( стаття 4);

         2) недотримання у зв’язку з проходженням державної служби вимог, передбачених статтею 16;

         3) досягненням державним службовцем віку проходження державної служби ( стаття 23).

         4) відставки державних службовців, які займають посади І або ІІ категорії ( стаття 31);

         5) виявлення або виникнення обставин, що перешкоджають перебуванню державного службовця на державній службі ( стаття 12);

         6) відмови державного службовця від прийняття Присяги, передбаченої статтею 17;

         7) неподання або подання державним службовцем неправдивих відомостей щодо його доходів, передбачених статтею 13.

 

         Зміна керівників або складу державних органів не може бути підставою для припинення державним службовцем державної служби  на займаній посаді з ініціативи новопризначених керівними, крім державних службовців патронатної служби.

         Припинення трудового договору оформляється наказом по управлінні.

 

         Керівник структурного підрозділу при звільненні працівника повинен забезпечити передачу цим працівником всіх службових документів та матеріальних цінностей іншій особі, визначеній керівником.

 

         14. В день звільнення адміністрація управління юстиції зобов’язана видати працівнику його трудову книжку з внесеним до неї записом про звільнення і провести з ним повний розрахунок. Записи про причини звільнення у трудову книжку повинні вноситись у повній відповідності з наказом та законодавством з посиланням на відповідну статтю (пункт) закону. Днем звільнення вважається останній день роботи.

 

         15. невиконання службових обов’язків, що призвело до людських жертв або заподіяло значної матеріальної шкоди громадянинові, державі, підприємству, станові, організації чи об’єднанню громадян, є підставою  для відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою із збереженням заробітної плати. Рішення про відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою і приймається начальником та оформляється наказом.

 

         Тривалість відсторонення від виконання повноважень за посадою не повинна перевищувати часу службового розслідування. Службове розслідування проводиться відповідно до порядку проведення службового розслідування стосовно державних службовців, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 13 червня 2000 року № 950.

 

         Якщо правомірність рішення про відсторонення державного службовця від виконання повноважень за посадою не підтверджується результатами службового розслідування, такий наказ скасовується.

 

ІІІ. Основні обов’язки і права державних

службовців та інших категорій працівників

 

1.     Основними обов’язками державних службовців та інших категорій працівників апарату районного управління юстиції та його структурних підрозділів є :

 

-          додержання  Конституції України, інших актів законодавства України, Положення про Міністрество юстиції України і структурні підрозділи міністерства, Положення про  Головне управління юстиції міністерства юстиції України в Автомній Республіці Крим,обласні ,Київське та Севастопольське міські управління юстиції ,  Положення про районні , районні в містах  , міські (міст обласного значення) управління юстиції зі змінами і доповненнями , Положень  про відділи , а також посадових інструкцій і цих Правил ;

 

-         забезпечення ефективної роботи та виконання  завдань , поставлених державними органами відповідно до їх компетенції ;

-         сумлінне виконання покладених  на них обов’язків  відповідно до посадових  інструкцій , своєчасне і точне виконання рішень державних органів вищого рівня чи їх посадових осіб , наказів , розпоряджень  і доручень  керівництва Міністерства та керівників відповідних структурних    підрозділів у межах визначених повноважень ;

-           ініціатива та творчість у роботі;

-         недопущення порушень прав і свобод людини  та громадянина;

-          збереження державної таємниці,інформації про громадян, що стала їм відома під час виконання обов’язків, а також іншої інформації, яка згідно із законодавством не підлягає розголошенню;

-         постійне вдосконалення організаційної роботи і підвищення професійної кваліфікації;

-         підвищення продуктивності своєї праці, а також внесення  пропозицій щодо удосконалення робочого процесу і  організаційної структури підрозділу;

-         дотримання вимог по охороні праці, техніці безпеки, санітарії, гігієни праці і протипожежної безпеки, що передбачені відповідними правилами і інструкціями;

-         вжиття заходів до негайного усунення причин і умов, що створюють перешкоди чи ускладнюють нормальне виконання обов’язків та негайне повідомлення про це керівництва управління юстиції;

-         утримання свого робочого місця та обладнання в порядку, чистоті і справному стані, а також забезпечення встановленого порядку зберігання матеріальних цінностей і документів;

-         збереження державної власності, ефективне використання обладнання, економне використання матеріалів, електроенергії та інших матеріальних ресурсів ( цінностей).

 

17. Державні службовці усіх рівнів підлягають державній атестації у порядку визначеному Положенням про проведення атестації державних службовців, затвердженим Постановою Кабінетом Міністрів України від 28 грудня 2000 року № 1222.

 

18. Державні службовці та інші категорії працівників апарату Головного управління юстиції та його структурних підрозділів мають право:

         - користуватись правами і свободами, які гарантуються громадянам України, Конституцією і законами України;

         - на повагу особистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників управління та інших осіб;

         - брати участь у розгляді питань і прийнятті відповідних рішень ( в межах своїх повноважень);

         - на оплату праці залежно від посади,   яку він   займає, рангу, який йому присвоюється ( якщо він державний службовець), якості виконання своїх обов’язків досвіду та стажу роботи;

         - на просування по службі з урахуванням кваліфікації та здібностей, сумлінного виконання своїх обов’язків, участь у конкурсах на заміщення посад більш високої категорії;

         - вимагати службового розслідування з метою зняття безпідставних, на думку працівника, звинувачень або підозри;

         - здорові, безпечні та належні для високопродуктивної роботи умови праці;

         - на соціальний і правовий захист відповідно до їх статусу;

         - захищати свої законні права та інтереси у вищестоящих державних органах та у судовому порядку.

 

19.   Конкретні обов’язку та права працівників апарату головного управління юстиції  та його територіальних підрозділів  визначаються у посадових інструкціях , що затверджувалося керівниками відповідних структурних підрозділів .

 

ІV. Основні  обов’язки керівників  головного

та територіальних  управлінь юстиції

 

20. Керівництво головного  та  територіальних управлінь юстиції зобов’язане :

- неухильно дотримуватись вимог законодавства про працю ;

- створювати для працівників структури  управління юстиції умови , необхідні для ефективного  виконання  функціональних обов’язків , підвищення продуктивності;

- забезпечувати матеріальне стимулювання  і  заохочення  державних службовців та інших працівників за результатами  їх особистої роботи , економне  і раціональне витрачання  фонду оплати праці , виплачувати заробітну плату   у встановлені терміни (1 і 16 числа кожного місяця) ;

- здійснювати заходи  , спрямовані  на  зміцнення  трудової і виконавської дисципліни , дотримання встановленого режиму  праці і відпочинку ;

- забезпечувати вимоги охорони праці , техніки безпеки  , санітарії , гігієни  протипожежної безпеки відповідно до законодавства ;

- сприяти організації оздоровлення та відпочинку працівників ;

- застосовувати необхідні заходи  з профілактики  виробничого травматизму захворювань ;

- у випадках , передбачених законодавством , своєчасно надавати пільги і компенсації у зв’язку з умовами праці;

- забезпечувати систематичне підвищення рівня кваліфікації, економічних і правових знань працівників. У випадках, передбачених законодавством, керівництво управління юстиції здійснює свої повноваження разом або за погодженням з профспілковим комітетом.

 

У. Робочий час і його використання

 

21. Тривалість робочого часу державних службовців  та інших категорій працівників апарату  Головного управління юстиції у Львівській області та його територіальних підрозділів відповідно до законодавства не може перевищувати 40 годин на тиждень.

         Відповідно до діючого режиму роботи в апараті та територіальних підрозділах управління юстиції встановлено такий трудовий розпорядок:

         Початок роботи з 9 години – протягом тижня;

         Перерва на обід з 13 години по 13 години 45 хвилин – протягом тижня;

         Кінець робочого дня в понеділок, вівторок, середу та  четвер – о 18 годині;

         В п’ятницю о 16 годині 45 хвилин;

         Напередодні святкових днів кінець робочого дня скорочено на одну годину .

         Відповідно до діючого режиму роботи районного відділу РАЦС  може встановлюватися інший трудовий розпорядок в межах встановленої тривалості робочого часу.

 

         Для виконання невідкладної та непередбаченої роботи державні службовці зобов’язані за розпорядженням керівника районного управління юстиції з’являтись на службу у вихідні, святкові та неробочі дні. Інші категорії працівників можуть залучатись до роботи у ці дні у встановленому законодавством порядку. Робота у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується відповідно до трудового законодавства.

 

         22. Керівники структурних підрозділів управління юстиції зобов’язані організувати облік присутності і відсутності на роботі працівників протягом робочого дня.

 

         23. Забороняється в робочий час:

 

         - відволікати працівників від їх безпосередньої роботи, відкликати їх з роботи для виконання громадських обов’язків і проведення різних заходів , що не пов’язані з основною діяльністю;

- скликати збори, засідання, наради з громадських справ.


24. Відповідно до законодавства за угодою між працівником і керівництвом управління юстиції може встановлюватися як при прийнятті на роботу , так і згодом  неповний робочий день або неповний робочий тиждень.

 

         25. відповідно до статті 35 Закону України « Про державну службу» державним службовцям надається щорічна відпустка тривалістю 30 календарних днів, якщо законодавством не передбачено більш тривалої відпустки, з виплатою матеріальної допомоги для оздоровлення у розмірі, передбаченому законодавством.

 Державним службовцям, які мають стаж роботи більш як 10 років, надається додаткова оплачувана відпустка тривалістю:

 

         Кількість календарних днів                                     стаж державного службовця

          додаткової відпустки: (днів)                                                    ( років)  

                            5                                                                            10  

                            7                                                                                 11

                            9                                                                            12

                            11                                                                          13

                            13                                                                          14

                            15                                                                          15

За рішенням начальника управління юстиції державні службовці можуть бути відкликані  із щорічної основної відпустки в порядку, встановленому чинним законодавством. Невикористана відпустка надається працівнику в будь-який час відповідного року чи приєднується до відпуски у наступному році.

 

26.Умови, тривалість і порядок надання відпусток іншим категоріям працівників встановлюється згідно із законом України « Про відпустки»  та Кодексом законів про працю України.

27. Черговість надання щорічних основних відпусток встановлюється керівництвом управління юстиції з врахуванням необхідності забезпечення роботи управління і забезпечення сприятливих умов для відпочинку працівників. Графік відпусток складається на кожний  календарний рік не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома  всіх працівників управління юстиції.

 

УІ. Заохочення за трудові досягнення та успіхи в роботі

28. за сумлінну працю в управлінні юстиції, зразкове виконання службових обов’язків та за інші досягнення в роботі передбачаються такі форми матеріального та морального заохочення:

 

- оплата праці( надбавки, доплати, преміювання);

- оголошення подяки;

- нагородження Почесною грамотою;

- нагородження цінними подарунками;

Порядок застосування заохочень передбачений статтею 144 Кодексу законів про працю України.

         За особливі трудові заслуги працівники управління юстиції можуть бути представлені до нагородження відзнаками Міністерства юстиції України, державних нагород та присвоєння почесних звань.

         Питання щодо застосування заохочень до працівників управління юстиції подається на розгляд у встановленому порядку начальнику управління юстиції.

УІІ. Відповідальність за порушення трудової дисципліни

         29. Порушення трудової дисципліни, тобто невиконання чи неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов’язків, тягне за собою застосування заходів дисциплінарного впливу, а також інших заходів, передбачених чинним законодавством.

         Дисциплінарне стягнення застосовується до державного службовця за невиконання чи неналежне виконання службових обов’язків, перевищення своїх повноважень, порушення обмежень, пов’язаних з проходженням державної служби, а також за вчинок, який порочить його як державного службовця або дискредитує органи юстиції.

         Питання щодо притягнення працівників до дисциплінарної відповідальності подається на розгляд у встановленому порядку начальнику управління юстиції.

         30. За порушення трудової дисципліни можуть застосовуватись такі дисциплінарні стягнення:

         - догана;

         - звільнення з роботи.

До державних службовців крім зазначених стягнень, можуть застосовуватись такі заходи дисциплінарного впливу:

-         попередження про неповну службову відповідальність;

-         затримка до одного року у присвоєнні чергового рангу, або призначенні на вищу посаду.

Стягнення застосовується у порядку передбаченому законодавством.

31. Дисциплінарне стягнення застосовується керівництвом управління юстиції безпосередньо за виявленням проступку, але не менше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванні його  у відпустці.

Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня  вчинення проступку.

         32. До застосування дисциплінарного стягнення керівництво управління юстиції повинно зажадати від порушника трудової дисципліни письмового пояснення.

         За кожне порушення трудової дисципліни може бути застосоване лише одне дисциплінарне стягнення.

При обранні виду стягнення керівництво повинно врахувати ступінь тяжкості вчиненого проступку і заподіяну ним шкоду, обставини за яких вчинено проступок, і попередню роботу працівника.

         33. Наказ про накладення дисциплінарного  стягнення з обумовленням мотивів його застосування оголошується працівникові під розписку. Наказ у необхідних випадках доводиться до відома інших працівників управління юстиції.

         34. Дисциплінарне стягнення може бути оскаржене працівником у порядку встановленому законодавством.

         35. Якщо протягом року з дня накладення дисциплінарного стягнення працівник не буде підданий новому дисциплінарному стягненню, то він вважається таким, що не мав дисциплінарного стягнення.

         Керівництво управління юстиції з своєї ініціативи чи за клопотанням трудового колективу може видати наказ про зняття стягнення до закінчення одного року за умови, якщо працівник не допустив нового порушення трудової дисципліни і до того ж проявив себе, як сумлінний працівник.

         Протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.

Пропускний  режим входу до адмінбудинку

Турківського  районного управління  юстиції

 

              36. Вхід працівників районного управління юстиції  , працівників  інших організацій , до адмінбудинку по Майдану Шевченка 26»б»  здійснюється за наявності  посвідчень або за документами , що посвідчують особі.

                37. Вхід відвідувачів  до адмінбудинку управління  юстиції здійснюється в робочі дні з 9 до 17 години.

               38. При необхідності виходу на роботу у вихідні або святкові дні  керівники структурних підрозділів управління  юстиції подають у передвихідні та передсвяткові дні до 16 години керівнику або його заступнику списки працівників та запрошених , які працюватимуть в адмінбудинку .

              39. У разі внесення  до адмінбудинку матеріальних цінностей  або у разі їх винесення  особі , яка здійснює ці дії за заявками керівників відділів або їх заступників , видається матеріальна перепустка установленого зразка .

 

 

Начальник Турківського районного

управління юстиції                                                                   Н.Г.Ільницька

Поштова адреса Турківського районного управління юстиції

Львівська область, м. Турка  майдан Шевченка 26 "б", 82500

Регламент роботи Турківського районного управління юстиції

Регламент роботи

Турківського районного управління юстиції

Загальні положення

 

Цей регламент відповідно до Положення про районні, районні в містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні управління юстиції, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 14.02.2007 р. № 47/5 регулює організаційно-процедурні питання діяльності Турківського районного управління юстиції.

 

Розгляд в Турківському  районному управлінні юстиції питань, що належать до його повноважень, провадиться начальником та спеціалістами районного управління юстиції (відповідно до розподілу обов’язків).

 

Розподіл обов’язків між працівниками районного управління юстиції та планування роботи

 

Розподіл обов’язків між працівниками районного управління юстиції здійснюється начальником управління юстиції.

Робота районного управління юстиції проводиться за піврічними, а в разі потреби або вказівок вищестоящих органів юстиції, - квартальними, місячними планами, які затверджуються начальником районного управління юстиції.

Плани роботи районного управління юстиції повинні передбачати заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Львівській  області та інших органів виконавчої влади.

Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи за рішенням начальника районного управління юстиції.

Виключення з плану роботи питання здійснюється за дозволом начальника районного управління юстиції на підставі доповідної записки працівника.

 

 

Організація взаємодії відділів районного управління юстиції

 

Узгодженість у роботі відділів обов’язкова :
- при плануванні роботи відділів;
- при виконанні наказів, вказівок Міністра юстиції, начальника Головного управління юстиції у Львівській області;
- під час розробки спільних рекомендацій, вказівок, інформаційних листів та інших документів;
- при підготовці методичних та інструктивних матеріалів з питань віднесених до компетенції управління юстиції;
- при узагальненні практики застосування законодавства з питань, віднесених до компетенції управління юстиції, вироблення пропозицій по удосконаленню закон6одавства;
- при здійсненні заходів по підвищенню ділової кваліфікації працівників управління юстиції та його структурних підрозділів.

Оперативна взаємодія забезпечується працівниками відділів під керівництвом та контролем начальників відділів. Кадрова робота, організація кадрової роботи в районному управлінні юстиції проводиться за затвердженим начальником управління юстиції планом роботи, у якому визначаються заходи з добору, підготовки перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

Прийняття на державну службу в районне управління юстиції та його структурні підрозділи здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на роботу до районного управління юстиції на посади, не віднесені до категорії держаних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

Керівник районного управління юстиції та керівники його структурних підрозділів організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб, які претендують на посади державних службовців.

Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України „Про державну службу” та „Про боротьбу з корупцією” щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.

В районному управлінні юстиції створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на заняття більш високих посад, може проводитись у встановленому порядку їх стажування на відповідних посадах в районному управлінні юстиції.

Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень.

Без конкурсного відбору за рішенням начальника можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

На кожного працівника, прийнятого на роботу до районного управління юстиції оформляється особова справа.

Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на начальника районного управління юстиції.

 

Порядок внесення до розгляду проектів наказів начальника районного управління юстиції

 

Начальник районного управління юстиції на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України та Головного управління юстиції у Луганській області, інших органів виконавчої влади видає накази і несе за них відповідальність згідно з законодавством.

Проекти наказів начальника вносяться відділами та спеціалістами районного управління юстиції.

До проекту наказу у разі потреби може додаватися інформаційно-довідковий матеріал (таблиці, графіки та ін.)

Якщо наказ, який готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших наказів, то ці зміни і доповнення включаються до проекту наказу, що готується або подаються окремим документом одночасно з проектом.

Якщо під час опрацювання проекту виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, або у разі невідповідності проекту наказу законодавству, проект повертається для доопрацювання виконавцю.

Проекти наказів з питань діяльності районного управління юстиції у разі необхідності попередньо обговорюються на оперативних нарадах районного управління юстиції.

Підписані начальником районного управління юстиції накази реєструються у встановленому законом порядку та при необхідності копії наказів надсилаються заінтересованим органам.

 

Організація виконання наказів та вказівок Міністра юстиції України та Головного управління юстиції у Львівській області.

 

Накази та вказівки Міністра юстиції України, начальника Головного управління юстиції у Львівській  області та Турківського районного управління юстиції обов’язкові для виконання працівниками районного управління юстиції.

Начальником управління юстиції у формі резолюції на кожному документі вказуються виконавці, порядок і термін виконання, форма контролю та особи, зобов’язані його здійснювати.

Організація та хід виконання особливо важливих наказів (вказівок) виносяться на розгляд оперативної наради.

Виконання наказів(вказівок) з окремих напрямків діяльності у повному обсязі функцій які віднесені до компетенції структурного підрозділу покладаються на начальника структурного підрозділу.

Аналогічний порядок організації виконання розповсюджується на вимоги, які містяться у постановах колегії та інших документах Міністерства юстиції України та Головного управління юстиції у Львівській області .

 

Організація роботи з документами та контроль за їх виконанням

 

Організація роботи з документами в районному управлінні юстиції здійснюється відповідно до вимог Примірної Інструкції з діловодства у Міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 року № 1153 зі змінами та доповненнями.

Відповідальність за організацію виконання документів несуть начальник управління юстиції та начальники структурних підрозділів.

Завданням контролю за виконанням документів в районному управлінні юстиції є забезпечення своєчасного їх виконання.

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначені завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Обов’язковому контролю підлягають протокольні доручення, доручення Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Львівській області та інших уповноважених органів, що передбачають виконання завдань з боку Турківського районного управління юстиції. У загальному порядку проходження документів в управлінні юстиції всі працівники зобов’язані чітко дотримуватися вимог Інструкції з діловодства, сприяти оптимальному розгляду термінових доручень. Відповідальність за виконання документа несуть посадові особи, визначені у резолюціях начальника районного управління юстиції.

Якщо виконання документа покладається на кількох посадових осіб відповідальним за організацію виконання є посадова особа, яка у резолюції керівництва визначена першою.

Контроль за виконанням протокольних доручень, доручень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Львівській  області інших уповноважених органів здійснюється шляхом :
- аналізу та узагальнення інформації про стан виконання контрольних документів у цілому або окремих встановлених ними завдань ;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризуютьїхвиконання;
- заслуховування звітів на оперативних нарадах.

Постановка документів на контроль здійснюється на підставі резолюції керівництва районного управління юстиції та визначення службових осіб відповідальних за виконання.

Якщо у дорученнях вищестоящих органів у переліку виконавців районне управління юстиції зазначено першим, то визначається „особливий контроль”.

„Внутрішній контроль” визначається тоді, коли у дорученнях вищестоящій органів у переліку виконавців районне управління юстиції не зазначене першим, а вказане в іншому порядку.

Документ вважається виконаним, якщо лист-відповідь (інформація) за підписом начальника відправлено до органу чи посадової особи, яким він адресований.

 

Розгляд звернень громадян та контроль за їх виконанням, організація особистого приймання громадян.

 

Діловодство пов’язане з пропозиціями, заявами і скаргами громадян та контроль за їх виконанням здійснюється окремо від інших видів діловодства згідно з діючим законодавством України і покладається на спеціально призначеного для цього спеціаліста управління юстиції.

Посадові особи районного управління юстиції при розгляді звернень громадян зобов’язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки, вживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених автором звернення питань, з’ясування і усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.

Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.

Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги, потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні порушуються важливі питання діяльності управління юстиції, то вони беруться на контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється відмітка „Контроль”. Рішення за результатами перевірки таких звернень приймаються керівництвом районного управління юстиції.

Відповідь за результатами розгляду звернення в обов’язковому порядку дається районним управлінням юстиції за підписом начальника або його заступників.

Пропозиції, заяви, скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної Війни розглядаються першим керівником управління юстиції особисто.

Графік особистого приймання громадян в районному управлінні юстиції затверджується наказом начальника управління юстиції.

Графік особистого приймання громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які повинні приймати відвідувачів, місця і часу приймання, вивішується в приміщенні районного управління юстиції в місці, зручному для вільного огляду.

Приймання проводиться регулярно у встановлені дні та години.

Облік особистого приймання громадян ведеться в журналах обліку особистого приймання громадян начальником районного управління юстиції та спеціалістами управління.

Схоронність документів і листування щодо звернень громадян в районному управлінні юстиції забезпечується начальником управління і спеціалістом, відповідальним за роботу зі зверненнями громадян.

Терміни зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначаються затвердженою начальником районного управління юстиції номенклатурою справ, що утворюється в процесі діяльності.

 

Порядок підготовки та проведення нарад

 

Начальник районного управління юстиції, заступники начальника проводять відповідно до плану роботи та з питань, що виникають в поточній діяльності управління юстиції наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до повноважень районного управління юстиції.

Рішення, прийняті на нарадах, оформляються протоколами не пізніше як у триденний термін.

Протокол наради підписується головуючим та секретарем.

За результатами розгляду питань на нараді можуть видаватись накази начальника районного управління юстиції.

Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається начальником районного управління юстиції.

 

Апарат районного управління юстиції

 

Здійснює правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, та інше організаційне забезпечення діяльності районного управління юстиції, систематичну перевірку виконання актів законодавства, доручень Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Львівській  області та наказів районного управління юстиції.

 

Апарат районного управління юстиції відповідно до покладених на нього завдань:

 

Опрацьовує документи, що надходять до районного управління юстиції, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень начальника управління юстиції.

Здійснює опрацювання проектів наказів за дорученнями начальника районного управління юстиції розробляє проекти наказів з організаційних та кадрових питань.

Перевіряє за дорученням начальника виконання актів законодавства, наказів та доручень Міністерства юстиції, Головного управління юстиції у Львівській області, вивчає та узагальнює досвід роботи, розробляє пропозиції, методичні рекомендації про вдосконалення діяльності, здійснює контроль за своєчасним поданням інформації та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, наказів та доручень начальника Головного управління юстиції у Львівській області та районного управління юстиції.

Готує аналітичні , інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються начальником районного управління юстиції.

Опрацьовує і подає начальнику проекти планів роботи районного управління юстиції, забезпечує контроль за їх виконанням.

Здійснює організаційне забезпечення нарад, що проводяться начальником управління юстиції та його заступниками.

Організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень громадян, що надійшли до районного управління юстиції, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян.

Проводить відповідно до затвердженого начальником плану роботу, пов’язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохочення працівників районного управління юстиції, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів, вживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників районного управління юстиції.

Організація роботи районного управління юстиції здійснюється відповідно до регламенту роботи районного управління юстиції, Положення про районні, районні в містах, міські (міст обласного значення), міськрайонні управління юстиції, затвердженого Наказом Міністерства юстиції України від 14.02.2007 р. № 47/5, Інструкції з діловодства.

 

Історична довідка